Çalışanlarınız Zaten Kullanıyor

Sorun Ne?

Kuralsız kullanımın üç riski var.

Veri farkında olmadan dışarı çıkıyor

Bir çalışan müşteri listesini özetletmek için araca yapıştırıyor. Niyeti iyi, sonuç riskli. Hangi verinin nereye gittiği kayıtsız kalıyor. Bu, kötü niyetten değil bilgisizlikten doğan bir sızıntı. Çözümü de ceza değil, bilgi.

Çıktı denetlenmeden kullanılıyor

Araç uydurabiliyor. Denetlenmeden rapora, teklife veya müşteri yazışmasına giren bir bilgi, işletmenin sözü hâline geliyor. Sorumluluk da aracın değil işletmenin oluyor. Müşteri karşısında aracı gerekçe gösteremezsiniz.

Bilgi paylaşılmıyor

Kullanan çalışan bunu genelde kendine saklıyor. Ya izin verilmediğini düşünüyor ya da avantajını kaybetmek istemiyor. Böylece bir kişinin öğrendiği kurumun bilgisi olmuyor. O kişi ayrılınca bilgi de gidiyor.

Neden Oluyor?

Üç sebep.

Yasak da izin de yok

Çoğu işletmede bu konuda hiçbir şey söylenmemiş. Belirsizlik ortamında çalışan kendi kararını veriyor. Kimi kullanıyor, kimi kullanmıyor. Kimse de konuşmuyor.

Yönetici konuyu bilmiyor

Kural yazmak için önce aracı tanımak gerekir. Kullanmayan yönetici, neyin riskli neyin serbest olduğunu ayıramaz. Bu yüzden konuyu açmaktan kaçınır. Konuşulmayan risk de büyümeye devam eder.

İlk refleks yasaklamak oluyor

Risk fark edilince kolay yol yasaktır. Ama yasak, kullanımı bitirmez; görünmezleştirir. Yasaklanan araç kişisel hesaptan kullanılmaya devam eder. Bu da riski artırır. Görünen kullanım, görünmeyenden her zaman güvenlidir.

Nasıl Yapılır?

Düzen üç adımda kurulur.

Adım 1: mevcut durumu sorun

Ekibe açık bir soru sorun: kim, hangi işte, hangi aracı kullanıyor? Soruyu suçlama tonundan uzak sorun; amacınız kural koymak, ceza vermek değil. Cevaplar çoğu zaman şaşırtır. Hem kullanım beklenenden yaygın çıkar hem de bazı akıllıca kullanımlar ortaya dökülür. İkincisi, kuralın da kaynağı olur.

Adım 2: tek sayfalık kuralı yazın

Kural üç başlıktan oluşur. Hangi veri girilemez: müşteri kişisel bilgileri, sözleşme detayları, fiyat ve maliyet yapısı, çalışan bilgileri. Hangi çıktı denetlenmeden kullanılamaz: müşteriye giden her şey, resmî yazışma, sayısal bilgi. Denetim de bir dakikadan uzun sürmez. Hangi araçlar kullanılabilir: kurumsal hesap açılmış olanlar. Yeni bir araç denenecekse önce sorulur. Bir sayfa yeter. Uzun kural okunmaz.

Adım 3: paylaşımı teşvik edin

Kural yasak listesiyle bitmemeli. Ayda bir kısa bir tur koyun. Kim ne denedi, ne işe yaradı, ne işe yaramadı? Bu tur, bir kişinin öğrendiğini kuruma taşır. Ayrıca kuralı da canlı tutar; yeni kullanım alanları çıktıkça kural güncellenir. Ayrıca görev haritanıza da girdi olur.

Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?

Ucuz ve hızlı bir iş.

Kural bir saatte yazılır

Üç başlık, bir sayfa. Hukukçuya danışmak isterseniz kısa bir gözden geçirme yeterli olur. Sıfırdan yazdırmaya gerek yok. Asıl zaman ekibe anlatmakta ve alışkanlık kurmakta geçer. Bir toplantı ve birkaç hatırlatma yeterli olur.

Getirisi iki yönlü

Birincisi risk azalması: hangi verinin dışarı çıkmayacağı netleşir. İkincisi hız: izin verilen alanlarda çalışan çekinmeden kullanır ve öğrenme hızlanır. Kuralsız ortamda dikkatli çalışanlar kullanmaz, dikkatsizler kullanır. Kural bunu tersine çevirir. Dikkatli olan da kullanmaya başlar.

İlk adım: bugün sorun, bu hafta yazın

Bir sonraki ekip toplantısında soruyu sorun. Cevapları dinledikten sonra kuralı yazın. İki hafta içinde de seviye cetvelini ekleyin. Kural neyin yapılmayacağını söyler. Cetvel kimin ne öğreneceğini. İkisi birlikte çalışır.

Yaygın Hata

Üç tuzak.

Kuralı uzun yazmak

On sayfalık politika kimse tarafından okunmaz. Bir sayfa okunur, hatırlanır ve uygulanır. Ayrıntı gerekirse ek yaparsınız. Ama çoğu işletmede bir sayfa yıllarca yeter.

Yalnızca yasak listesi yapmak

Sadece yasaklardan oluşan kural, kullanımı durdurur ve öğrenmeyi de bitirir. Neyin serbest olduğunu da yazın. Serbest alan geniş olsun ki kural inandırıcı olsun. Her şeyi yasaklayan kural, hiçbir şeyi düzenlemez.

Kuralı yazıp unutmak

Araçlar değişiyor, kullanım alanları genişliyor. Kuralı altı ayda bir gözden geçirin. Eskimiş kural ya aşırı katı kalır ya da yeni riskleri kapsamaz. İkisi de işe yaramaz.

Sıkça Sorulan Sorular