KOBİ Kuponuna Nasıl Hazırlanılır?
Kupon programının başarısı, tedarikçiyle doğru eşleşmeye bağlı. Türkiye Yapay Zekâ Eylem Planı’nda kurgu şöyle: KOBİ ihtiyacını dijital başvuru platformundan bildirecek, program yönetimi ön değerlendirme yapacak, akredite hizmet sağlayıcı havuzundan uygun tedarikçiyle eşleştirecek.
Bu kurgunun zayıf halkası ilk adımda. İhtiyacı yanlış tarif eden işletme, yanlış tedarikçiyle eşleşir. Sonra kupon harcanır, sonuç çıkmaz. Kaybedilen para değil, dört aylık zamandır.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- İhtiyaç araç adıyla tarif edilir
- Tedarikçi ne satıyorsa o alınır
- Kupon bitince iş de biter
Destekli projelerde üç manzara tekrarlanır.
İhtiyaç araç adıyla tarif edilir
“Bize bir sohbet robotu lazım” bir ihtiyaç tanımı değil. Araç adıdır. Asıl ihtiyaç şu olabilir: müşteri sorularına gece de cevap verilmesi. Aynı ihtiyacın üç farklı çözümü olabilir. Sohbet robotu da bunların en pahalısı olabilir.
Tedarikçi ne satıyorsa o alınır
İhtiyaç belirsizse tedarikçinin ürünü ihtiyacı şekillendirir. Bu ters bir sıra. Sonuçta işletme, çözmediği bir sorunun aracına sahip olur. Araç durur, sorun devam eder.
Kupon bitince iş de biter
En sık görülen son. Destek süresince sistem çalışır, destek bitince bakımsız kalır. Çünkü baştan bakım planı ve kalıcılık koşulu konuşulmamıştır. Kimse sahiplenmediği için sistem sessizce terk edilir.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Süreç taraması yapılmadan başvuruluyor
- Ölçüm noktası yok
- Kalıcılık kimsenin sorumluluğunda değil
Üç sebep var.
Süreç taraması yapılmadan başvuruluyor
Kupon duyulur, “bir şeyler yapalım” denir. Oysa hangi sürecin desteğe ihtiyacı olduğu bilinmeden yapılan başvuru rastgele bir seçimdir. Rastgele seçim, rastgele sonuç verir.
Ölçüm noktası yok
İşin şu anki durumu ölçülmemiştir. Sonrasında kazanç da ölçülemez. Plan yüzde 10’luk bir verimlilik eşiği koyuyor; öncesi bilinmeyen işte bu eşik ölçülemez.
Kalıcılık kimsenin sorumluluğunda değil
Tedarikçi kurar, gider. İşletmede sistemi sahiplenen kişi yoksa iş yavaş yavaş durur. Bu, teknoloji sorunu değil sahiplik sorunudur.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: ihtiyacı sonuçla tarif edin
- Adım 2: başlangıç ölçümünü alın
- Adım 3: kalıcılık şartlarını baştan yazın
Hazırlık üç adımda tamamlanır.
Adım 1: ihtiyacı sonuçla tarif edin
Araç adı yazmayın, sonuç yazın. “Sipariş sorularına insan müdahalesi olmadan cevap verilmesi, cevap süresinin ortalama iki saatten beş dakikaya inmesi.” Bu tarif, tedarikçiye alan bırakır. En ucuz ve en uygun çözümü o bulur. Araç adı yazarsanız o araca mahkûm olursunuz. Sonuç yazarsanız seçenekleriniz açık kalır.
Adım 2: başlangıç ölçümünü alın
Başvurudan önce iki hafta boyunca mevcut durumu ölçün. Kaç saat, kaç adet, kaç hata. Bu ölçüm iki işe yarar. Başvuruda somut bir başlangıç noktası verir, proje sonunda da kazancı kanıtlar. Ölçümsüz proje sonunda “iyi oldu galiba” ile biter. Bu cümle ne kamu alımına yeter ne de bir sonraki başvuruya.
Adım 3: kalıcılık şartlarını baştan yazın
Tedarikçiyle üç konuyu baştan konuşun. Sistem kimin adına kurulacak, veriler kimin elinde kalacak? Destek bittikten sonra bakım kim yapacak, hangi bedelle? İçeriden kim öğrenecek ve nasıl devralacak? Bu üç soru egemenlik çerçevesinin kupon tarafındaki karşılığıdır. Sözleşmede yazılı değilse sorulmamış sayılır.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Hazırlık iki hafta, proje dört ay
- Asıl maliyet insan zamanı
- İlk adım: bir süreç seçin ve ölçmeye başlayın
Hazırlık kısa, karşılığı uzun.
Hazırlık iki hafta, proje dört ay
İhtiyaç tarifi bir gün, başlangıç ölçümü iki hafta sürer. Sonrasında plan denemeden pilota en çok dört ay öngörüyor. Yani hazırlığın süresi projenin yanında küçük kalır. Ama sonucu belirleyen odur.
Asıl maliyet insan zamanı
Kupon yazılım, bulut ve hizmet masraflarını karşılıyor. Sizin ödediğiniz, projeye ayrılacak mesai. En az bir kişinin haftada birkaç saati gerekir. Bu kişiyi baştan belirleyin. “Hep birlikte bakarız” denen projeler ilerlemez. Herkesin işi, kimsenin işidir.
İlk adım: bir süreç seçin ve ölçmeye başlayın
Üç soruyla eleyin: hangi iş tekrar ediyor, zaman yiyor ve ölçülebilir? Bir tane seçin. Bugünden ölçmeye başlayın. Çağrı açıldığında elinizde tanımlı bir ihtiyaç ve gerçek bir başlangıç sayısı olur. Bu ikisi başvuruyu diğerlerinden ayırır. Çoğu başvuruda ikisi de yoktur.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Kuponu eğitim yerine koymak
- En büyük sorunu seçmek
- Tek tedarikçiyle konuşup bitişi planlamamak
Dört tuzak var.
Kuponu eğitim yerine koymak
Ekip aracı kullanmayı bilmiyorsa kupon işe yaramaz. Önce temel yetkinlik, sonra araç. Seviye cetveli bu yüzden kupondan önce gelir.
En büyük sorunu seçmek
İlk projede en karmaşık süreci seçmek cazip gelir. Ama karmaşık süreçte hem kurulum uzun sürer hem ölçüm zorlaşır. İlk kupon, kalıbı oturmuş bir işe harcanır. Zor işler ikinci turda gelir.
Tek tedarikçiyle konuşup bitişi planlamamak
Eşleştirme yapılsa bile mümkünse birden çok sağlayıcıyla görüşün. Aynı ihtiyaca gelen farklı teklifler, ihtiyacın kendisini de netleştirir. İkinci ihmal bitişte olur. Projenin sonu baştan yazılmazsa sonu gelmez, sadece durur. Bitiş tarihi, devir planı ve bakım bedeli sözleşmede yer almalı.
Sıkça Sorulan Sorular
En verimli sonuç, tekrar eden ve kuralı belli işlerde çıkıyor. Sipariş ve talep sınıflandırma, belge okuma ve veri girişi, müşteri sorularına ilk cevap, stok ve talep tahmini, kalite kontrolde görüntü işleme. Ortak özellikleri şu: çıktısı sayılabilir, girdisi düzenli, hata payı tolere edilebilir. Kararı doğrudan müşteriye yansıyan hassas işleri ilk projede seçmeyin. Onlar için önce güven, sonra otomasyon gerekir.
Eşleştirme bir öneridir, zorunluluk değil. İhtiyacınızı doğru tarif ettiyseniz ve gelen teklif ona uymuyorsa itiraz edin ya da başka sağlayıcı isteyin. Yanlış eşleşmeyi kabul edip sonra pişman olmak, en pahalı yol. Program da başarı eşiği takip ettiği için uyumsuz eşleşme iki tarafın da aleyhine.
Kupon programları genelde hibe niteliğindedir ve iyi niyetle yürütülen projede geri ödeme beklenmez. Ama şartlar programa göre değişir; sözleşmeyi imzalamadan önce başarısızlık hâlinin nasıl tanımlandığını okuyun. Asıl kayıp para değil zaman olur: dört ay harcanmış, sonuç çıkmamıştır. Bunu önleyen şey de baştan konan ölçüm noktasıdır.