Dijital Proje Teknik Bir İş Değildir

Soru Neden Şimdi Soruluyor?

Dört gelişme bunu öne çıkardı.

Teknik engel kalktı

Kurulum eskiden gerçek bir sorundu. Sunucu, lisans, uzman gerekiyordu. Şimdi bir hesap açmak yetiyor. Kolaylaşan taraf çözülünce geriye zor olan kaldı. Kolaylık gözü yanıltıyor. Kurulum bitince iş bitmiş sanılıyor. Takip bırakılıyor ve alışkanlık kurulmuyor. Üç ay sonra sistem boşta duruyor. Fatura ise kesintisiz geliyor. Kimse durup sormuyor ve yenileme sessizce geçiyor. Bir yıl daha ödenmiş oluyor.

Araç almak karar sanılıyor

Ödeme yapıldığında iş bitmiş gibi hissediliyor. Oysa asıl karar sonrasında veriliyor: kim kullanacak, ne zaman geçilecek, eski yöntem ne olacak? Bu sorular sorulmadığında proje kurulumla duruyor. Ödeme yapılmış ama iş değişmemiş oluyor. Aradaki boşluk da faturaya yansımıyor.

Bütçe tek tarafa gidiyor

Para yazılıma ayrılıyor, geçişe hiçbir şey kalmıyor. Eğitim, veri aktarımı ve alışkanlık süresi hesaba girmiyor. Görünmeyen maliyet bütçeye yazılmıyor. Yazılmadığı için ayrılmıyor. Eğitim ve alışkanlık süresi de hiçbir kalemde durmuyor.

Sorumluluk teknik tarafa bırakılıyor

Proje bilgi işleme ya da dışarıdaki firmaya devrediliyor. Ama işi değiştirecek olan onlar değil. Karar veren taraf uzaklaştığında proje sahipsiz kalıyor. Teknik teslim bitiyor ama kullanım başlamıyor. Aradaki adımı kimse üstlenmemiş oluyor. En kritik adım da o oluyor. Teknik iş bitiyor ama insan tarafı hiç başlamıyor. Bütün mesele o tarafta duruyor. Planlanmayan tek kısım da orası oluyor. Zor olduğu için değil, kimsenin işi sayılmadığı için atlanıyor. Bir isim yazmak bunu çözüyor. Beş dakikalık bir iş ama projenin kaderini değiştiriyor. En ucuz müdahale de bu oluyor. Hiçbir bütçe gerektirmiyor. Yalnızca bir karar ve bir ad istiyor. Uygulaması da aynı gün mümkün. Onay zinciri beklemiyor. Dar kadronun sağladığı en somut kazanç burada. Kurumsal yapılarda benzer bir tercih departmanlar arasında haftalarca dolaşıyor; sizde öğle arasında sonuçlanıyor. Bu hızı değerlendirmek tamamen sizin elinizde. Değerlendirmeyen işletme, koca bir şirketin hantallığını üstlenirken onun bütçesinden de yoksun kalıyor. İki tarafın da olumsuz yanını üstlenmiş oluyor. Oysa hız burada bedava bir avantaj olarak duruyor. Kullanmak da yalnızca karar vermeyi gerektiriyor.

Yanlış Olan Ne?

Dört ezber işi zorlaştırıyor.

“Doğru yazılımı bulursak çözülür”

Yazılım kataloğunda gezinmek hiç bitmiyor; çünkü tıkanma o katalogda durmuyor. Piyasadaki en iyi yazılım da kurulup bırakıldığında boşta duruyor. Bir yazılım daha satın almak, kararı ötelemenin en konforlu biçimi. Kasada hareket olduğu için ilerleme yaşandığı sanılıyor.

“Bu bir bilgi işlem işi”

Teknik kurulum bilgi işlemin işi. Ama hangi sürecin değişeceği, kimin nasıl çalışacağı bir iş kararı. Bu ayrım yapılmadığında teknik taraf tamamlanıyor ama iş tarafı hiç başlamıyor. İki taraf da diğerini bekliyor.

“Ekip bir süre sonra oturur”

Oturma diye bir şey kendiliğinden gerçekleşmiyor. Eski yol kapanmadıkça çalışanlar bildikleri yöntemde kalıyor. Buna inatçılık demek yanlış olur; ellerine yeni yolu tercih etmeleri için bir gerekçe verilmemiş oluyor.

“Büyük proje büyük sonuç getirir”

Kapsam büyüdükçe bitme ihtimali düşüyor. Yarım kalan büyük proje, biten küçük projeden az iş görüyor. Üstelik ekipte bir isteksizlik bırakıyor. İkinci deneme zorlaşıyor. Bir kez yarım kalan iş, ikinci kez daha az inandırıcı geliyor.

Asıl Mekanizma

Bir dijital iş dört karardan geçiyor ve üçü teknik değil.

Karar 1: hangi sorun

Neyi çözmeye çalışıyorsunuz? Araç adı geçmeden yazılabilmeli. Sorun tanımı yapılmadan doğru araç da seçilemiyor. Bu bir iş kararı.

Karar 2: kim yürütecek

Sahip belli mi? İsim yazılmayan iş ilerlemiyor. Sahiplik teknik yetkinlik değil takip meselesi. Bu da bir iş kararı.

Karar 3: hangi sırayla

Aynı anda kaç iş açık? Sıralama yapılmadığında hepsi biraz ilerliyor, hiçbiri bitmiyor. Yine bir iş kararı.

Karar 4: hangi araç

Tek teknik karar bu ve en sonda geliyor. İlk üçü verilmişse seçim de kolaylaşıyor. Verilmemişse en iyi araç bile işe yaramıyor.

Kimi Nasıl Etkiler?

Dört profil.

İşletme sahibi

Kararları veren de kullanan da aynı kişi. Bu büyük bir avantaj; ikna süreci yok. Ama risk de var: teknik konuları bilmediği için kararı tamamen dışarıya bırakabiliyor. Oysa ilk üç karar teknik değil. Tamamı onun alanında duruyor ve kimse ondan iyi bilemez.

Az kişili yapı

Koşullar burada en elverişli. Masalar yan yana olduğu için nerede takılındığı anında anlaşılıyor. Eksik kalan nokta genelde şu: kimin yürüteceği kâğıda geçirilmiyor. Sistemi kuran taraf devreye alınca çekiliyor ve iş boşlukta asılı kalıyor.

Dış firmayla çalışan işletme

Yazılım dışarıdan geliyor, süreç içeride kalıyor. Firma teknik tarafı bitirip çekiliyor. Geçişi kimin yürüteceği yazılmazsa proje burada duruyor. Sözleşmeye teknik teslim yazılıyor ama benimseme yazılmıyor. Bu boşluğu doldurmak da size düşüyor.

Bilgi işlemi olan işletme

Proje kolayca teknik ekibe devrediliyor. Ama süreci değiştirecek olan iş tarafı. Bilgi işlem kurulumu yapıyor, kullanım kararını veremiyor. İki taraf da diğerini bekliyor. Proje ilerlemiyor ve kimse tıkandığını fark etmiyor.

Karar Sırası

Dört adım.

Bir: sorunu araçsız yazın

Yazılım adı geçmeden tek cümle yazın. Yazamıyorsanız proje henüz olgunlaşmamış demektir; beklemek de bir maliyet üretmiyor.

İki: sahibi belirleyin

Bir isim ve haftada yarım saat. Boş hane, o işin ilerlemeyeceği anlamına geliyor.

Üç: sıraya koyun

Açık işler üçten fazlaysa hiçbiri tam ilerlemiyor. Hangisi önce bitecek? Diğerleri beklemeye alınıyor, iptal edilmiyor.

Dört: sonra araca bakın

İlk üçü verilmişse seçim kolaylaşıyor. Verilmemişse araç seçimi bir erteleme yöntemine dönüşüyor.

Nereden Başlanır?

Dört iş, bir saat.

Sorunu yazın

Hangi işte tıkanıyorsunuz? Araç adı geçmeden yazın; yirmi dakika sürüyor.

Ölçütü belirleyin

Hangi sayı değişecek? Bir tane yeterli oluyor: süre, hata, talep ya da maliyet.

Sahibi atayın

Bir isim yazın. Rol de olur ama hane boş kalmasın.

Bütçeyi bölün

Bir yanda yazılım, diğer yanda geçiş. İkincisi sıfır olduğunda proje risk altına giriyor.

Ne Yapılmamalı?

Dört tuzak.

Araçla başlamak

İlk konuşma yazılım üzerine olduğunda proje aracın sınırlarına göre şekilleniyor. Sorun ise olduğu yerde kalıyor. Bir yıl sonra aynı tıkanma sürüyor. Yeni araç alınmış ama iş değişmemiş oluyor. İki maliyet birden taşınıyor. Hem yazılım hem eski yöntemin verimsizliği ödeniyor. İkisi aynı ay içinde çıkıyor. Kimse toplamı hesaplamıyor. Görünmeyen maliyet tartışmaya girmiyor. Bu yüzden azalmıyor ve her yıl tekrar ediyor. Görünür kılmak ilk adım oluyor. Ölçülmeyen şey yönetilmiyor. Geçiş süresi takvime yazılınca gerçek oluyor. Yazılmayan süre hiç ayrılmıyor. Haftada yarım saat bile fark yaratıyor. Sahipli proje ilerliyor, sahipsiz proje duruyor. Aradaki fark yetenek değil takip oluyor. Haftalık soru tıkanmayı büyümeden gösteriyor. Geç görülen tıkanma projeyi bitiriyor. Aylar sonra bakıldığında geri dönüş zorlaşıyor. Ekipteki güven de bir kez daha zedeleniyor.

Tamamını dışarıya bırakmak

Teknik iş dışarıya verilebilir. Ama sorun tanımı, sahiplik ve sıralama içeride kalmalı. Bunlar devredildiğinde proje sahipsiz kalıyor. Dışarıdaki firma da işini bitirip çekiliyor.

Geçiş bütçesi ayırmamak

Lisans alınıyor, kullanım için hiçbir şey kalmıyor. Yarım kalan projelerin çoğu buradan çıkıyor. Kurulum tamam, kullanım yok.

Aynı anda çok iş açmak

Üç dört proje birlikte yürüdüğünde dikkat dağılıyor. Hepsi ilerliyor gibi görünüyor ama hiçbiri bitmiyor. Yarım işler de birikiyor.

Sağlam Dijital Zemin

Dört taş.

Sorun tanımı

Tek cümlelik bir tanım, araç adı geçmeden. Her yeni iş için baştan yazılıyor.

Başarı ölçütü

Hangi sayı değişecek? Bir tane yeterli ve proje başlamadan yazılıyor.

Sahip listesi

Hangi işin sorumlusu kim? Boş hane bırakılmıyor; boş kalan iş de ilerlemiyor.

Açık iş sayısı

Aynı anda kaç proje yürüyor? Üçü geçmiyor ve fazlası beklemeye alınıyor.

Sıkça Sorulan Sorular