Dijital Proje Nasıl Bölünür?
Büyük dijital proje bitmiyor. Bölünmüş küçük parçalar bitiyor. Türkiye’deki olgunluk raporu bunu doğrudan söylüyor: iş öncelikleri netleşmeden yapılan yatırımlar pahalı bir dikkat dağınıklığına dönüşüyor.
Bu yazı bir dijital işi nasıl böleceğinizi anlatıyor. Zor tarafı bölmek değil. Sırayı korumak ve bekleyene dokunmamak.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Aynı anda çok iş açık
- Kapsam büyük tutuluyor
- Biten parça görünmüyor
Üç manzara var.
Aynı anda çok iş açık
Üç dört dijital iş birlikte yürüyor. Hepsi biraz ilerliyor, hiçbiri bitmiyor. Dağılan dikkat sonucu düşürüyor. Üç yarım iş, bir tam işten az getiriyor.
Kapsam büyük tutuluyor
Bütün süreç bir kerede taşınmak isteniyor. Ekibin kapasitesi yetmiyor ve yanlışlar çoğalıyor. Kısa süre içinde de kimse duyurmadan eski düzene geri çekiliyor.
Biten parça görünmüyor
Proje aylarca sürüyor ama hiçbir aşama tamamlanmıyor. Ekip ilerlemeyi göremiyor. Görünmeyen ilerleme motivasyonu bitiriyor. Ekip de sonuca inanmayı bırakıyor.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Bölmek yavaşlatmak sanılıyor
- Öncelik konuşulmuyor
- Küçük parça değersiz görünüyor
Üç sebep.
Bölmek yavaşlatmak sanılıyor
Parça parça gitmek uzun sürecek gibi görünüyor. Oysa bütünü denemek genelde hiç bitmiyor. Yavaş görünen yol daha erken varıyor. Geri dönüş olmadığı için toplam süre kısalıyor.
Öncelik konuşulmuyor
Her iş önemli sayılıyor ve sıraya konmuyor. Hepsi aynı anda başlıyor. Öncelik yoksa dikkat dağılıyor. Karar verilmeyen sıra kendiliğinden oluşmuyor.
Küçük parça değersiz görünüyor
Tek bir işi taşımak yetersiz geliyor. Büyük hamle daha ciddi duruyor. Ama biten küçük iş, yarım kalan büyük işten fazlasını veriyor. Güven de böyle kuruluyor.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: açık işleri sayın ve sıraya koyun
- Adım 2: ilk parçayı seçin
- Adım 3: bitişi tanımlayın
Üç adım.
Adım 1: açık işleri sayın ve sıraya koyun
Şu an kaç dijital iş yürüyor? Üçten fazlaysa hiçbiri tam ilerlemiyor demektir. Hepsini durdurmak gerekmiyor; sadece hangisinin önce biteceğine karar vermek yetiyor. Diğerleri beklemeye alınıyor ama iptal edilmiyor.
Adım 2: ilk parçayı seçin
Seçim üç ölçüte göre yapılıyor. Sık tekrarlanan olsun, küçük olsun, sonucu görünsün. Sık tekrar alışkanlığı hızlı kuruyor. Görünen sonuç ekibi ikna ediyor. İkinci parça böylece kolaylaşıyor. Yöntem bir kez öğrenilmiş oluyor. Üçüncü parçada tereddüt kalmıyor. Ekip artık yöntemi biliyor. Her parçada aynı sıra tekrarlanıyor. Öğrenme de birikiyor. Dördüncü parçada süre belirgin biçimde kısalıyor. Tekrarlanan yöntem hızlanıyor. Ekip ne bekleyeceğini biliyor. Belirsizlik azalınca direnç azalıyor. Ne kadar süreceğini bilen kişi daha kolay katılıyor. Ayda bir yapılan işle başlamak öğrenmeyi zorlaştırıyor. Her seferinde yeniden öğrenmek gerekiyor.
Adım 3: bitişi tanımlayın
Bu parça ne zaman bitmiş sayılacak? Yazılı bir bitiş yoksa parça da kapanmıyor ve ikinciye geçilmiyor. Sahip bu kapanışı ilan eden kişi oluyor. Başlatma yöntemi de her parça için tekrarlanıyor.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Bölme kararı yarım saat
- İlk parça yaklaşık üç haftada kapanıyor
- İlk adım: bugün bir işi öne alın
İlk parça üç hafta.
Bölme kararı yarım saat
Açık işleri saymak ve sıraya koymak yarım saat sürüyor. İlk parçayı seçmek aynı oturumda oluyor. Toplam yarım saat sürüyor ve bir kerelik bir iş. Karar hızlı, uygulama uzun.
İlk parça yaklaşık üç haftada kapanıyor
Başlangıçta tempo düşüyor ve bu normal karşılanmalı. Onuncu güne doğru eski hıza dönülüyor. Ay bitmeden de yeni yöntem olağan hâle geliyor. Ekibe bu takvimi önceden bildirmek, ikinci haftadaki tereddüdü ortadan kaldırıyor.
İlk adım: bugün bir işi öne alın
Açık listeden birini seçip diğerlerini beklemeye alın. Tek bir karar ve bugün verilebiliyor. Ertesi hafta fark görünmeye başlıyor. Dikkat tek yere toplanınca hız artıyor. Aynı ekip daha çok iş çıkarıyor. Kapasite değişmiyor ama dağılma bitiyor. Fark buradan çıkıyor. Aynı kaynakla daha çok iş bitiyor. Ekip sayısı değişmeden çıktı artıyor. Tek fark odaklanmada oluşuyor. Dağılan dikkat toplanınca kapasite de görünür hâle geliyor.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Bekleyen işleri iptal etmek
- İlk parçayı en zor işten seçmek
- Bitişi ilan etmemek
Üç tuzak.
Bekleyen işleri iptal etmek
Sıraya koymak iptal etmek anlamına gelmiyor. Beklemeye alınan iş sırası gelince başlıyor. İptal gereksiz bir kayıp üretiyor. Bekletmek hiçbir şey kaybettirmiyor. Sırası geldiğinde başlıyor. Liste kaybolmuyor. Beklemeye alınan iş unutulmuş sayılmıyor. Sırada duruyor ve zamanı geldiğinde açılıyor. Kimse bir şey kaybetmiyor. Erteleme ile iptal arasındaki fark da burada.
İlk parçayı en zor işten seçmek
En büyük sorunla başlamak mantıklı görünüyor. Ama ilk parçanın işi güven kurmak. Zor işle başlayan geçiş genelde ilk denemede tıkanıyor. İkinci deneme de zorlaşıyor.
Bitişi ilan etmemek
Parça tamamlanıyor ama kimse bittiğini söylemiyor. Ekip ilerlemeyi göremiyor ve ikinciye geçilmiyor. Bir cümlelik duyuru bunu çözüyor. Ekip ilerlemeyi görüyor. Görünen ilerleme de bir sonraki adımı kolaylaştırıyor.
Sıkça Sorulan Sorular
İki soru sıralamayı çıkarıyor. Birincisi: hangisi en sık tekrarlanıyor? Sık tekrar hem alışkanlığı hızlı kuruyor hem getirisi çabuk görünüyor. İkincisi: hangisi diğerlerinin önünde duruyor? Bazı işler başkalarının önkoşulu oluyor; veri düzeni kurulmadan raporlama yapılamıyor mesela. Bu iki soruyla liste genelde kendiliğinden sıralanıyor. Kalan eşitlik durumunda küçük olanı seçin. Biten küçük iş, süren büyük işten değerli oluyor. Güven de küçük işlerle kuruluyor.
Genelde sanıldığından mümkün. Tam bağımsız parça bulmak zor ama gevşek bağlı parça bulunabiliyor. Bir sürecin tamamını taşımak yerine en sık tekrarlanan adımını taşımak çoğu durumda işliyor. Bağımlılık gerçekten sıkıysa da sıralama önem kazanıyor: önce alttaki, sonra üstteki. Hepsini aynı anda yapmak yine de çözüm olmuyor.
Bitişi ilan edin ve kısa bir değerlendirme yapın. Üç soru yeterli: ne işe yaradı, nerede takıldık, ikinci parçada neyi değiştireceğiz? Yarım saatlik bu konuşma ikinci parçayı belirgin biçimde hızlandırıyor. Değerlendirme yapılmadan geçilirse aynı tıkanma ikinci parçada tekrarlanıyor. Kimse de sebebini hatırlamıyor.