Web siteniz yayında.
Formlar çalışıyor, çerezler analiz yapıyor, pazarlama sistemleri veri topluyor.
Her şey yolunda görünüyor.
Peki bir gün…
E-postanıza bir yazı düşerse:
“Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından firmanız hakkında inceleme başlatılmıştır…”
Ne yaparsınız?
📌 KVKK denetimleri artık uzak bir ihtimal değil.
Şikayetle, ihbarla ya da rastgele taramalarla başlatılabiliyor.
Üstelik bu süreçler genelde “sessiz” işler — siz fark ettiğinizde, süreç çoktan ilerlemiş olabilir.
Bu yazıda size şunu anlatacağız:
Denetim geldiğinde hazırlıksız yakalanmamanız için hangi alanlarda risk taşıyorsunuz?
Ve bu riskleri nasıl bertaraf edebilirsiniz?
Hazırsanız, 7 maddede dijital varlıklarınıza yönelik kapsamlı bir KVKK risk analizine başlıyoruz.
KONUNUN BAŞLIK VE BÖLÜMLERİNİN HIZLI MENÜSÜ
Adapte Dijital’in 10 yıllık deneyimiyle geliştirilen bu model, kurumsal web sitenizi sadece tasarlamakla kalmaz;
onu data toplayan, talep yaratan, kurumsal iletişim sağlayan bir dijital yönetim altyapısına dönüştürür.
Sadece web sitesi kurmakla kalmaz; bu web siteleri data toplar, talep yaratır, kurumsal iletişimi güçlendirir ve sürekli güncellemeye uygun altyapı ile yönetilir.
1. Aydınlatma Yükümlülüğü Eksikliği
Veri topluyorsunuz ama kullanıcıya bunu açıklıyor musunuz?
KVKK madde 10’a göre, kişisel veri alınmadan önce kullanıcıya:
- Hangi verilerin alındığı
- Hangi amaçla kullanılacağı
- Ne kadar süreyle saklanacağı
- Kimlerle paylaşılabileceği
gibi bilgiler ayrıntılı şekilde sunulmalıdır.
Risk:
Web sitenizde form varsa ama altında bu açıklamalar yer almıyorsa, ilk ihlal budur.
Denetimde ne olur?
Denetim görevlisi formun ekran görüntüsünü alır.
“Bu alandan veri alıyorsunuz ama kullanıcıyı bilgilendirmiyorsunuz” der.
Ve süreci doğrudan ihlal olarak başlatır.
📌 Aydınlatma metni olmadan alınan tüm veriler geçersiz kabul edilir.
2. Açık Rıza Alınmaması veya Belgelenememesi
Bir formun altında kutucuk var. “KVKK metnini okudum, kabul ediyorum” yazıyor.
Ama:
- Bu kutucuk işaretlenmeden form gönderilebiliyor mu?
- Tıklama anı, IP, zaman bilgisi loglanıyor mu?
- Kullanıcının hangi metni okuyup onayladığı kayda alınıyor mu?
Eğer bu soruların cevabı hayırsa, açık rıza alınmış sayılmaz.
Adapte Dijital’in 10 yıllık deneyimiyle geliştirilen bu model, kurumsal web sitenizi kurumunuzu/markanızı anlatan, tanıtan, güven yaratan, talep oluşturan bir dijital yönetim platformuna dönüştürür.
Adapte Dijital, bu modelde bir konumlandırma ajansı olarak çalışır. Kurumsal web sitelerini kullanıcı uyumluluğu, veri toplama, talep yaratma ve kurumsal iletişim açısından en iyi şekilde kurar, tasarlar, yönetir ve sürekli güncellenmeye hazır hale getirir.
Risk:
Varsayılan rıza, otomatik işaretli kutular ya da pasif onaylar geçerli değildir.
Denetimde ne olur?
Kurul şunu sorar:
“Bu kişinin rızasını ne zaman, nasıl aldınız? Bunu nasıl ispat edersiniz?”
Eğer bunu belgeleyemezseniz, rızasız veri işlemiş olursunuz.
3. Analiz Araçlarının Otomatik Çalışması
Web sitenizde Google Analytics, Facebook Pixel, Hotjar gibi araçlar varsa…
Ve bunlar sayfa yüklenir yüklenmez çalışıyorsa…
📌 Kullanıcı izni olmadan kişisel veri işleniyor demektir.
Çünkü bu sistemler:
- IP adresini alır
- Davranış geçmişini izler
- Sayfa içi etkileşimleri takip eder
Ve KVKK’ya göre bunların her biri kişisel veridir.
Risk:
Çerez tercihi sunmadan çalışan her analiz aracı, ihlaldir.
Denetimde ne olur?
Script’ler kontrol edilir.
Tag Manager üzerinde hangi kodların nasıl tetiklendiğine bakılır.
IP anonimleştirme yapılmamışsa, açık ihlal kaydedilir.
4. Çerez Politikası ve Panel Eksikliği
Bir çerez bildirimi var ama:
- Sadece “çerez kullanıyoruz” yazıyor
- Kullanıcıya seçenek sunulmuyor
- Kabul–reddet gibi tercihler yok
- Zorunlu ve analitik çerez ayrımı yapılmamış
- Panel, tercihleri kaydetmiyor
Risk:
Bunlar sadece bilgilendirme metnidir. Rıza sayılmaz.
Denetimde ne olur?
Kurul, kullanıcının tercihine göre çerezlerin çalışıp çalışmadığını test eder.
Çerezler “kabul” verilmeden çalışıyorsa sistem uygunsuz ilan edilir.
Ve analiz araçları ile birlikte bütün veri sistemi incelenmeye başlanır.
5. E-posta Gönderimlerinde İzin ve İYS Uyumsuzluğu
KVKK ve Ticaret Bakanlığı birlikte çalışır.
Bir kişiyle dijital yoldan iletişim kuruyorsanız (e-posta, SMS, arama), bu işlem yalnızca KVKK kapsamında değil, aynı zamanda Ticari Elektronik İleti Yönetmeliği kapsamında da değerlendirilir.
Risk:
İYS (İleti Yönetim Sistemi)’ye kayıtlı olmadan yapılan her ticari gönderim, idari yaptırıma tabidir.
Denetimde ne olur?
- Gönderim yaptığınız kişilerin onayları kontrol edilir
- Bu onayların İYS üzerinde kayıtlı olup olmadığına bakılır
- Şikayet varsa, onay kanıtı istenir
- Sunulamazsa, ceza uygulanır ve gönderim sisteminiz askıya alınabilir
📌 İYS entegrasyonu olmayan firmalar için KVKK denetimi, Ticaret Bakanlığı cezasıyla birlikte gelir.
6. Veri Saklama, Arşivleme ve İmha Politikalarının Olmaması
Veriyi topladınız.
Ama:
- Ne kadar süreyle saklayacaksınız?
- Nerede tutuyorsunuz?
- Kim erişebiliyor?
- Süresi dolunca siliyor musunuz?
- İmha ettiğinizi belgeleyebiliyor musunuz?
Eğer bu soruların cevabı net değilse, KVKK açısından veri güvenliği zafiyeti oluşur.
Risk:
Veriyi saklama süresi belirsizse veya sistematik olarak silinmiyorsa bu bir ihlaldir.
Denetimde ne olur?
Kurul şu belgeleri ister:
- Veri işleme envanteri
- Saklama ve imha politikası
- Kayıt silme log’ları
- Yetkilendirme matrisi
Bu belgeler yoksa, “veri güvenliği zafiyeti” oluşmuş sayılır ve para cezası gündeme gelir.
7. Denetim Geldiğinde Belgelerin Sunulamaması
Aslında her şeyi yapmış olabilirsiniz:
Aydınlatma metni koydunuz, rıza kutusu eklediniz, çerez tercih ekranı kurdunuz, analizleri kontrol ettiniz…
Ama bunların hiçbiri belgelenmemişse, denetimde yok sayılır.
Risk:
Log yoksa, sistemin ne zaman ne yaptığına dair bir iz kalmaz.
Ekran görüntüsü yoksa, kullanıcıya ne gösterildiğini açıklayamazsınız.
İç iletişim kayıtları yoksa, süreç yönetimi ispat edilemez.
Denetimde ne olur?
Kurul şunu sorar:
“Bu süreci nasıl yönettiniz? Bize süreci ve sonuçlarını belgeleyebilir misiniz?”
Ve eğer o belgeler yoksa, sistem de yok sayılır.
📌 KVKK sadece “ne yaptınız” değil, “nasıl yaptığınızı ispatlayabiliyor musunuz?” sorusunu sorar.
Modelimiz Bu 7 Riski Nasıl Sıfırlıyor?
İzin, Çerez ve Gizlilik Uyumluluğu Yönetim Modeli, bu 7 riski tek tek ele alır ve sistematik bir çözüm sunar.
Aşağıda her riske karşı modelin ürettiği çözüm sistemini özetliyoruz:
📍 Aydınlatma Yükümlülüğü
- Tüm formlara özel hazırlanmış aydınlatma metinleri entegre edilir
- Kullanıcı bu metinleri görmeden form gönderimi yapılamaz
- Metinler güncel ve sektöre özel hazırlanır
📍 Açık Rıza Altyapısı
- Formlara kutucuklar eklenir
- Bu kutular zorunlu hale getirilir
- Rızalar zaman, IP ve içerik bilgisiyle birlikte loglanır
📍 Analiz ve Çerez Yönetimi
- Google Analytics gibi araçlar yalnızca kullanıcı rızasıyla çalışır
- IP anonimleştirme yapılır
- Script’ler Tag Manager üzerinden yönetilir
📍 Çerez Politikası ve Tercih Paneli
- CookieYes altyapısıyla profesyonel çerez tercih ekranı kurulumu yapılır
- Kullanıcı istediği çerezi kabul veya reddedebilir
- Tercihler kayıt altına alınır
📍 İYS Entegrasyonu
- Tüm e-posta izinleri İYS’ye kaydedilir
- Mevcut veri tabanı filtrelenerek temiz liste oluşturulur
- CRM mailing sistemi yeniden yapılandırılır
📍 Saklama ve İmha Politikası
- Saklama süreleri belirlenir
- Süresi dolan veriler silinir
- Silme işlemleri loglanır
- Yetkilendirme matrisleri oluşturulur
📍 Belgelenebilir Süreçler
- Tüm süreç ekran görüntüsüyle kayıt altına alınır
- Denetime sunulabilecek dijital klasörler hazırlanır
- İç ekip bilgilendirilir, süreç eğitimi verilir
Uyumlu sistemin site üzerindeki etkisini görmek için Motto Plus örneğimize göz atın.
Bu Modelle Hazır Olmak, Sadece Ceza Önlemek Değildir
Birçok işletme KVKK denetimlerine yalnızca “cezadan kaçınmak” penceresinden bakıyor.
Oysa denetime hazır olmak, kurumsal olgunluğun, kullanıcıya verilen önemin ve dijital bilinç düzeyinin göstergesidir.
Hazırlıksız bir yapı:
- Panik yapar
- Belgeleri toparlamaya çalışır
- Süreçleri hatırlayamaz
- Kimin ne yaptığını netleştiremez
- Ceza almasa bile itibar kaybeder
Hazır bir yapı:
- Sistematik hareket eder
- Belgelere anında ulaşır
- İç iletişimde karmaşa yaşamaz
- Gönül rahatlığıyla denetime girer
- Güven kazanır
📌 Hazır olmak sadece bir önlem değil, aynı zamanda stratejik bir avantajdır.
Kurumlar Neden Bu Süreci Geciktiriyor?
Denetim riskini bilmesine rağmen birçok firma süreci geciktiriyor.
Peki neden?
- “Bize sıra gelmez” düşüncesi
- “Şikayet yoksa sorun yoktur” varsayımı
- “Zaten biz küçük firmayız” bahanesi
- “Zaman yok, önceliğimiz başka” yaklaşımı
- “Zaten bir şey olmaz” rehaveti
Ancak bu bahaneler, yalnızca ihlalin habercisidir.
Çünkü KVKK denetimleri için büyük–küçük ayrımı yoktur.
Veri işleyen herkes sorumludur.
Web sitesi olan, form kullanan, analiz yapan, mail gönderen her işletme kapsama dahildir.
Modelle Gelen Uzun Vadeli 6 Avantaj
İzin, Çerez ve Gizlilik Uyumluluğu Yönetim Modeli, yalnızca bugünün denetimlerine değil, yarının büyümesine de hazırlık sağlar.
Aşağıda modelle elde edilen 6 uzun vadeli avantajı bulacaksınız:
1. Kurumsal Hafıza Oluşur
Tüm süreçler belgelenir.
Kim, neyi, ne zaman yaptı; hangi izin, hangi kayıtla alındı soruları cevapsız kalmaz.
Bu da ileride oluşacak hukuki talepler veya kullanıcı başvurularına hızlı yanıt vermenizi sağlar.
2. Marka Güveni Artar
Ziyaretçiniz şunu görür:
“Bu kurum verime saygı duyuyor.”
Gözle görünmeyen ama kalpte iz bırakan bir güven bağı oluşur.
3. İç Süreçler Netleşir
Form kimden sorulur, logları kim saklar, analiz kodlarını kim yönetir…
Tüm roller belirlenir ve görev tanımları oturur.
Kurumsal karmaşa azalır, iletişim sadeleşir.
4. Pazarlama Altyapısı Güçlenir
Temiz ve izinli veriyle çalışan bir pazarlama sistemi inşa edilir.
Spam değil, sadakat üreten bir altyapıya sahip olursunuz.
5. Ceza Riski Sıfırlanır
Denetim geldiğinde belge gösterirsiniz.
Panik yaşamaz, süreçle gurur duyarsınız.
6. Dijital Büyümeye Açık Sistem Kurulur
Bugün yalnızca KVKK’ya uyum için kurduğunuz bu sistem, yarın diğer regülasyonlara da adapte olur.
Sürdürülebilirlik sağlanır.
Gerçek Bir Denetim Örneği: 72 Saatte Kriz mi, Güvence mi?
Bir danışmanlık firması, İstanbul’daki merkezinde rutin bir sabah yaşarken KVKK’dan bir yazı aldı:
“Şikayet üzerine firma hakkında veri işleme incelemesi başlatılmıştır. 72 saat içinde belgelerinizi sunmanız gerekmektedir.”
Ekip panikledi.
Formlar vardı ama metin eksikti.
Rıza alınmıştı ama kayıtlar dağınıktı.
Mail sistemine entegre log sistemi yoktu.
İYS’de izinli liste güncel değildi.
Sonuç:
- 185.000 TL ceza
- Web sitesinde yeniden yapılanma
- 3 kampanya askıya alındı
- Müşteri ilişkileri zedelendi
Oysa model uygulanmış olsaydı:
- Denetime özel klasör 1 saat içinde hazırlanabilirdi
- Tüm rızalar tarih/saat/IP bilgisiyle sunulabilirdi
- Mail sisteminden ekran görüntüleri çıkarılabilirdi
- Analiz kodları kontrol paneli üzerinden izlenebilirdi
- Ve süreç “tam uyumlu” olarak kapanabilirdi
Sonuç: Hazırlıklı Olmak Bir Tercih Değil, Bir Gerekliliktir
Bugün KVKK’ya uyumlu olmanın 3 anlamı vardır:
- Yasal: Ceza riskini ortadan kaldırır
- Kurumsal: Güven sağlar, markalaştırır
- Operasyonel: Süreçleri sadeleştirir, verimli kılar
Denetim geldiğinde panik yaşamak yerine, sistemli bir klasör açmak istiyorsanız…
Her veriye güvenle sahip çıkmak, pazarlamanızı gönül rahatlığıyla yürütmek istiyorsanız…
Ve en önemlisi, kullanıcılarınıza “Biz size saygı duyuyoruz” diyebilen bir marka olmak istiyorsanız:
📞 Hemen bizimle iletişime geçin.
Web sitenizi, formlarınızı, analiz araçlarınızı ve pazarlama altyapınızı 7 maddelik risk analizine tabi tutalım.
İzin, Çerez ve Gizlilik Uyumluluğu Yönetim Modeli ile sizi sadece uyumlu değil, örnek bir dijital yapı haline getirelim.
Uyumlu sistemin site üzerindeki etkisini görmek için Motto Plus örneğimize göz atın
