Veri Ayarları Denetimi Nasıl Yapılır?

Başlamadan Önce

Denetim, araç listesini çıkarmakla başlıyor.

Kullandığınız araçları yazın

Sosyal medya hesapları, video platformları, tasarım araçları, yazışma uygulamaları, bulut depolama ve yapay zekâ araçları. Liste çoğu işletmede beklenenden uzun çıkıyor; çünkü araçların bir kısmı yıllar önce tek bir iş için kurulup unutulmuş oluyor.

Kimin hesabı olduğunu belirleyin

Hesap şirkete mi yoksa bir çalışanın kişisel adresine mi bağlı? Kişisel hesapla kurulmuş araçlar, o kişi ayrıldığında birlikte gidiyor.

Hangi verinin oraya aktığını yazın

Müşteri bilgisi, içerik arşivi, yazışma geçmişi, ürün verisi. Ayarı incelemeden önce ne paylaştığınızı bilmek gerekiyor.

Sorumluyu atayın

Bu denetimin yılda bir tekrarlanması gerekiyor. Sahibi olmayan kontrol, ilk yıldan sonra yapılmıyor.

Adım 1 · Ayarları Bulun

Bu ayarlar genellikle görünür yerlerde durmuyor.

Gizlilik ve güvenlik sekmelerine bakın

Model eğitimi ve veri paylaşımı ayarları çoğunlukla gizlilik, güvenlik ya da veri başlıkları altında. Ana ayarlar ekranında nadiren bulunuyor; bulunması zor olması tesadüf değil, tasarım tercihi.

Hesap ayarı ile pano ayarını karıştırmayın

Bazı platformlarda içerik ayarları yönetim panosunda değil, hesap ayarlarında duruyor. Panoda bulamamak, ayarın olmadığı anlamına gelmiyor.

Kurumsal hesaplarda yönetici katmanı var

İş sürümlerinde bazı ayarlar yalnızca yönetici konsolundan değiştirilebiliyor. Kullanıcı tarafında görünmeyen bir ayar orada açık olabiliyor.

Yardım sayfasını okuyun

Ayarın ne yaptığı çoğu zaman tek cümleyle geçiştirilmiş oluyor. Platformun sıkça sorulan sorular sayfası genellikle daha açık bilgi veriyor.

Adım 2 · Kararı Verin

Her ayarı kapatmak doğru değil; karar içeriğin değerine göre veriliyor.

Üç soruyla değerlendirin

Bu veri benim için ticari değer taşıyor mu? Paylaşımın bana bir karşılığı var mı? Kapattığımda ne kaybederim? Üç cevap kararı kendiliğinden veriyor ve üçünü de yazmak her ayar için bir dakika sürüyor.

Ticari değeri yüksek olanı koruyun

Özgün araştırma, müşteri verisi, ürün geliştirme bilgisi ve ücretli içerik korunmalı. Tanıtım içeriği ve kamuya açık materyalde ise paylaşım genellikle zarar üretmiyor.

Karşılığı olan paylaşımı kabul edin

Bazı ayarlar kapatıldığında altyazı, öneri ya da arama gibi işlevler de kapanıyor. Kaybın kazançtan büyük olduğu yerde kapatmak mantıklı değil.

Toptan karar vermeyin

Aynı işletmenin farklı içerik türleri farklı muamele gerektirebiliyor. Sayfa ya da içerik türü bazında karar, toptan kapatmadan daha iyi sonuç veriyor.

Adım 3 · Kaydı Tutun

Denetimin değeri kararda değil, kararın kayıtlı olmasında.

Tek tablo yeterli

Araç, ayarın adı, mevcut durumu, verilen karar, tarih ve kararı veren kişi. Altı sütun, tek sayfa. Bu tablo bir yıl sonra neyin değiştiğini anlamanın tek yolu oluyor.

Değişiklikleri işaretleyin

Platformlar bu ayarları güncelliyor ve bazen yeni ayarlar ekliyor. Bir önceki kaydınız, neyin değiştiğini anlamanın tek yolu.

Üretim kaydını ayrı tutun

Hangi içeriğin nasıl üretildiği — taslak, düzenleme, çeviri, görsel — ayrı bir kayıt. Bu kayıt, işaretleme tartışmalarında sizin lehinize çalışan tek belge.

Kaydı erişilebilir yerde tutun

Bir kişinin bilgisayarında duran tablo, o kişi olmadığında yok hükmünde. Ortak erişimli bir yerde bulunmalı.

Adım 4 · Rutine Bağlayın

Tek seferlik denetim, bir yıl içinde geçerliliğini kaybediyor.

Yılda bir tam tarama

Tüm araçların ayarlarını yılda bir gözden geçirin. Yeni eklenen ayarlar genellikle varsayılan açık geliyor ve mevcut kullanıcılara ayrıca sorulmuyor.

Yeni araç kuralı koyun

Bir araç kullanıma alınmadan önce veri ayarlarının kontrol edilmesi kural haline gelmeli. Sonradan yapılan kontrol, veri çoktan aktıktan sonra oluyor; kurulum anında yapılan kontrol ise beş dakika.

Çalışan ayrılışında kontrol edin

Ayrılan bir çalışanın hesabına bağlı araçlar ve erişimler gözden geçirilmeli. Bu, hem veri hem süreklilik açısından gerekli.

Duyuruları takip edin

Platformlar koşul değişikliklerini genellikle olumlu çerçeveyle ve sessizce duyuruyor. Ana üç platformun duyuru sayfasını çeyreklik kontrol etmek yeterli.

Sağlam Dijital Zemin

Kendi sitenizde de benzer ayarlar var ve orada karar tamamen size ait.

Kendi sitenizin erişim kuralları

Sitenizin hangi sistemler tarafından okunabileceği ve içeriğinizin nasıl kullanılabileceği, sunucunuzdaki ve sayfalarınızdaki yönergelerle belirleniyor. Bu kuralların nasıl tanımlanacağı Google Search Central dokümantasyonunda açıklanıyor. Platformda pazarlık ediyorsunuz, kendi sitenizde karar veriyorsunuz.

Eski yönergeleri gözden geçirin

Çoğu sitede bu ayarlar yıllar önce başka bir gerekçeyle konulmuş ve unutulmuş oluyor. Kimin ne zaman neden koyduğu bilinmiyorsa önce envanter gerekiyor.

Arşiv yedeği kararın parçası

İçeriğinizin taşınabilir bir kopyası varsa, bir platformun koşulu değiştiğinde seçim şansınız oluyor. Yoksa yalnızca kabul ediyorsunuz.

Denetim bir kez öğrenilir

İlk tarama uzun sürüyor; sonrakiler dakikalar alıyor. Bu düzenin nasıl kurulduğunu dijital danışmanlık yaklaşımımızda, dönemin bütününü ise rehberde anlatıyoruz.

Sıkça Sorulan Sorular