Hangi veriyi gerçekten kullanıyorsunuz — formdaki alanların çoğu boşuna duruyor

Sorun Ne?

Üç manzara var.

Toplanan veri kullanılmıyor

Elinizde doğum tarihleri, şirket unvanları, sektör bilgileri duruyor. Hiçbirine bugüne kadar bakmadınız. Kullanılmayan veri bir varlık değil, sadece bir yük oluyor. Saklamak da bir sorumluluk getiriyor.

Gerçekten lazım olan eksik

Buna karşılık asıl ihtiyacınız olan şey formda yok. Kişinin ne aradığını, ne zaman ihtiyacı olduğunu sormamışsınız. Sonra her müşteriye aynı soruları baştan soruyorsunuz. Oysa o bilgi ilk temasta alınabilirdi.

Alan sayısı hiç azalmıyor

Yıllar içinde form hep büyüdü, hiç küçülmedi. Her yeni ihtiyaçta bir alan eklendi ve hiçbiri çıkarılmadı. Şimdi kimsenin sonuna kadar inmediği bir form duruyor. Kimse de bunu fark etmiyor.

Neden Oluyor?

Üç sebep.

Silmek riskli hissettiriyor

Bir alanı kaldırmak, ileride lazım olacak bir bilgiyi kaybetmek gibi görünüyor. Oysa hiç bakmadığınız bir bilgiyi zaten kaybetmiş durumdasınız. Var olması ile kullanılması aynı şey değil. Kayıtta durmak, işe yaramak anlamına gelmiyor.

Kimse dönüp bakmıyor

Form kurulduğunda bir kere düşünülüyor, sonra unutuluyor. Yılda bir gözden geçirmek kimsenin görevi değil. Sahipsiz kalan her şey gibi o da olduğu yerde şişiyor. Yılda yarım saat bu birikimi eritiyor.

Çok veri güçlü sanılıyor

Elde ne kadar çok bilgi olursa o kadar iyi diye düşünülüyor. Ama kullanılmayan on alan, kullanılan üç alandan zayıf. Değer toplanan miktarda değil, kullanılan kısımda oluşuyor. Bu ayrım çoğu formu yarıya indiriyor.

Nasıl Yapılır?

Üç adım.

Adım 1: her alana tek soru sorun

Formunuzu açın ve her alan için şunu sorun: bu bilgiyi son altı ayda kullandım mı? Cevap hayırsa o alan çıkacak. Bu soru duygusal değil; kayıt üzerinden cevaplanıyor ve tartışmayı hemen bitiriyor.

Adım 2: eksik olanı ekleyin

Çıkardığınız yere gerçekten lazım olanı koyun. Genelde tek bir soru yetiyor: “Ne konuda yardıma ihtiyacınız var?” Bu tek alan, unvan ve sektör bilgisinden çok daha fazla iş görüyor. Üstelik cevabı da taze oluyor. Demografik bilgi zamanla eskirken, ihtiyaç bilgisi konuşma anının kaydı olarak kalıyor.

Adım 3: sonradan sorulabileceği ayırın

Her bilgiyi ilk temasta almanız gerekmiyor. Konuşma sırasında öğrenebileceğiniz şeyi forma koymayın. İzinli toplama aşamalı yürüdüğünde daha çok sonuç veriyor.

Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?

Yarım saat.

Eleme yarım saatte bitiyor

Alan sayınız kaç olursa olsun bu iş yarım saati geçmiyor. Tek soru sorulup cevap yazılıyor, o kadar. Yılda bir tekrarlanması da yeterli oluyor. Takvime bir not düşmek işi çözüyor. Yılda bir kez, yarım saat yeterli oluyor. Daha sık bakmak da gerekmiyor. Form her ay değişecek bir şey değil. Yılda bir bakış, birikmiş fazlalığı temizlemeye yetiyor. Takvime not düşmek de bunu garantiliyor. Hatırlamaya bırakılan iş yapılmıyor. Takvimde yeri olan iş ise yapılıyor. Fark bu kadar basit.

Getirisi iki yönlü

Hem form kısalıyor hem elinizde işe yarar bilgi kalıyor. Dolduran sayısı artarken kalitesi de yükseliyor. İki kazanç aynı hamleden çıkıyor. Hem daha çok kişi dolduruyor hem de elinizde gerçekten işe yarar bilgi kalıyor.

İlk adım: son on kaydı açın

Son on müşteri kaydına bakın ve hangi alanların dolu olduğunu görün. Boş kalan alanlar zaten kimseye lazım değilmiş. Kaydınızın düzeni de bu ayıklamadan sonra netleşiyor.

Yaygın Hata

Üç tuzak.

Her şeyi zorunlu yapmak

Zorunlu alan sayısı arttıkça vazgeçme oranı yükseliyor. Bazı bilgileri isteğe bağlı bırakmak toplam veriyi azaltmıyor, artırıyor. İsteyen dolduruyor, istemeyen en azından formu tamamlıyor.

Sonradan sorulacakları baştan sormak

Bütçe, karar süreci, ekip büyüklüğü — bunlar konuşmada öğrenilir. Forma konduğunda ise insanları kaçırıyor. İlk temas tanışmaktır, mülakat değil. Bu ayrımı gözetmek dönüş oranını doğrudan değiştiriyor. Sorular sonraya kalabilir. Konuşmada öğrenebileceğiniz her şey formdan çıkabilir. Bu kural tek başına çoğu formu yarıya indiriyor. Denemesi de bedava oluyor. Beğenmezseniz alanları geri koyarsınız. Kaybedilecek bir şey yok. Üç ay deneyip kararınızı verirsiniz. Sayılar size söyleyecek.

Eski alanları hiç gözden geçirmemek

Üç yıl önce eklenen bir alan bugün hâlâ orada duruyor olabilir. Kimse bakmadığı için de fark edilmiyor. Yılda bir yarım saat bu birikimi temizliyor.

Sıkça Sorulan Sorular