Neden Benimsenmiyor?
Yazılım kötü olduğu için değil, iş akışına girmediği için kullanılmıyor. Sektör verisi ölçeği gösteriyor: uygulamaların yaklaşık yedide biri sıfır aktiviteye sahip; satın alınmış, kurulmuş ve unutulmuş.
Bu yazı benimsenmeme sebeplerini ayırıyor. Sebep bilinmeden çözüm bulunamıyor. Her sebebin çözümü de farklı oluyor.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Ekip eski yönteme dönüyor
- Bir kısım kullanıyor, bir kısım kullanmıyor
- Kurulum yarım kalmış
Üç manzara var.
Ekip eski yönteme dönüyor
Yeni sistem kuruldu ama tablolar hâlâ kullanılıyor. İki yerde birden çalışılıyor. Kimse bunu açıkça söylemiyor. Sessizce oluyor ve fark edilmesi aylar sürüyor.
Bir kısım kullanıyor, bir kısım kullanmıyor
Ekipte bölünme var. Veri iki yerde duruyor ve ikisi de eksik. Bu durum hiç geçmemekten daha karışık. İki kaynaktan hangisinin doğru olduğu da bilinmiyor.
Kurulum yarım kalmış
Araç alındı, hesaplar açıldı, sonrası gelmedi. Veri aktarılmadı, eğitim verilmedi. Yarım kalan kurulum kullanılmayan araç üretiyor. Fatura ise kesintisiz geliyor. Yarım iş için tam ödeme yapılıyor.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Eski yöntem hâlâ çalışıyor
- Yeni sistem ilk günlerde yavaşlatıyor
- Kimse sahiplenmiyor
Üç sebep.
Eski yöntem hâlâ çalışıyor
Excel tablosu kötü değil; yalnızca sınırlı. Ama bugün işi görüyor. İnsanlar çalışan bir şeyi bırakmak için sebep istiyor ve o sebep anlatılmamış oluyor. Neden değiştiğimizi bilmeyen kişi de eskisini sürdürüyor.
Yeni sistem ilk günlerde yavaşlatıyor
Her yeni araç önce hız kaybettiriyor. Öğrenme süresi var. Bu düşüş beklenmediği için de “bu iş olmuyor” deniyor ve geri dönülüyor. Oysa düşüş geçici ve beklenen bir aşama.
Kimse sahiplenmiyor
Aracı alan kişi ile kullanacak kişi farklı. Alan kişi kurulumdan sonra ilgilenmiyor. Sahipsiz araç kendiliğinden benimsenmiyor. Birinin takip etmesi gerekiyor.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: hangi sebep olduğunu bulun
- Adım 2: eski yolu kapatın
- Adım 3: tek bir işle başlayın
Üç adım.
Adım 1: hangi sebep olduğunu bulun
Üç soru sorun. Ekip nasıl kullanacağını biliyor mu? Eski yöntem hâlâ açık mı? Bir sorumlusu var mı? İlk hayır cevabı sebebi gösteriyor. Üç soru yarım saatte cevaplanıyor. Sebep genelde ilk soruda çıkıyor. Ekip nasıl kullanacağını bilmiyorsa gerisi zaten yürümüyor. Eğitim eksiği en sık çıkan sebep oluyor. Çözümü de en kolay olanı. Kısa bir hatırlatma çoğu durumda yetiyor. Uzun eğitim gerekmiyor. Kısa ve tekrarlı olan daha iyi tutuyor. İki haftada bir hatırlatma bile fark yaratıyor. Sebep bilinmeden yapılan müdahale tahmin oluyor. Yanlış çözüm de zaman kaybettiriyor.
Adım 2: eski yolu kapatın
İki yöntem açık kaldığı sürece ekip tanıdık olanı seçiyor. Bu bir direnç değil. Doğal bir tercih bu. Herkes aynısını yapıyor ve suçlanacak bir şey yok. Belirli bir tarihten sonra eski tablonun kullanılmayacağını duyurun. Kapı açık kaldıkça geçiş tamamlanmıyor. Tarih vermek de bunu çözüyor. Envanter hangi araçların bu durumda olduğunu gösteriyor.
Adım 3: tek bir işle başlayın
Tüm süreci birden taşımayın. Bir işi seçin ve yalnızca onu yeni sisteme alın. Küçük ve tamamlanan bir geçiş, büyük ve yarım kalandan değerli. Güven böyle kuruluyor. Bir kez işleyen geçiş, ikincisini kolaylaştırıyor. Benimsetme yöntemi bu sırayı anlatıyor.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Sebebi bulmak yarım saat
- Getirisi doğru müdahale
- İlk adım: ekibe sorun
Teşhis yarım saat.
Sebebi bulmak yarım saat
Üç soruyu ekibe sorun. Cevaplar genelde net çıkıyor ve sebep hemen görünüyor. Yarım saatlik bir konuşma, aylardır süren bir tıkanmayı açıklayabiliyor. Cevap genelde zaten biliniyor.
Getirisi doğru müdahale
Sebep bilinmeden yapılan müdahale işe yaramıyor. Eğitim eksikse eğitim, sahiplik eksikse sorumlu, eski yol açıksa kapatma gerekiyor. Üçü farklı çözümler ve karıştırıldığında sonuç çıkmıyor.
İlk adım: ekibe sorun
Neden kullanmıyorsunuz sorusunu doğrudan sorun. Cevap genelde biliniyor ama söylenmemiş oluyor. Suçlayıcı olmayan bir tonla sorulduğunda gerçek sebep hemen çıkıyor. Ekip zaten biliyor. Yalnızca kimse sormamış oluyor. Sormak hiçbir maliyet gerektirmiyor. Yarım saatlik bir konuşma yeterli oluyor. Cevap genelde ilk beş dakikada geliyor. Ekip sebebi zaten biliyor. Yalnızca dile getirilmemiş oluyor.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Direnç sanmak
- Eğitimi tek seferlik yapmak
- Her şeyi birden taşımak
Üç tuzak.
Direnç sanmak
Kullanmama genelde direnç değil. Bilmemek, vakit bulamamak ya da eski yolun daha kolay olması. Direnç varsayımıyla yaklaşmak sorunu çözmüyor ve ekiple aranızı bozuyor.
Eğitimi tek seferlik yapmak
Bir eğitim toplantısı yeterli olmuyor. İnsanlar iki hafta sonra unutuyor. Kısa ve tekrarlı hatırlatmalar, uzun tek bir eğitimden çok iş görüyor. Beş dakikalık bir not bile yeterli oluyor. Tekrar, tek seferlik yoğunluktan etkili oluyor. Alışkanlık tekrarla kuruluyor. Tek bir toplantıyla değil.
Her şeyi birden taşımak
Tüm süreçleri aynı anda yeni sisteme almak en yaygın hata. Ekip boğuluyor, hatalar artıyor ve geri dönülüyor. Sırayla gitmek daha yavaş görünüyor ama daha hızlı bitiyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Zorlamadan önce sebebi anlamak gerekiyor. Çoğu durumda karşı çıkış aracın kendisine değil, geçiş sırasındaki belirsizliğe. İşini nasıl yapacağını bilmeyen kişi doğal olarak eski yönteme dönüyor. Sebep anlaşılıp giderildiğinde direnç de büyük ölçüde kayboluyor. Yine de bir noktada eski yolu kapatmak gerekiyor; iki kapı açıkken kimse zor olanı seçmiyor.
Riskli, o yüzden sırayla yapılıyor. Önce tek bir iş taşınıyor ve o iş yeni sistemde sorunsuz yürüdüğünde eski yol o iş için kapatılıyor. Sonra bir sonrakine geçiliyor. Hepsini birden kapatmak gerçekten riskli; ama hiç kapatmamak da geçişi hiç tamamlamıyor. Ara çözüm, geri dönüş için kısa bir süre tanımak oluyor.
Bu ihtimal de var ve kabul edilmesi gerekiyor. Ölçüt şu: ekip aracı kullanmayı öğrendi mi ve buna rağmen mi zorlanıyor? Öğrenmeden verilen karar erken. Ama öğrenildikten sonra hâlâ eski yöntem daha hızlıysa araç gerçekten uygun değildir. O zaman doğru karar değiştirmek oluyor; ısrar etmek batık maliyeti büyütüyor.