İş başvurusu ve CV’ler ne kadar saklanır?
İlana yüzlerce CV geldi; işe alınmayanların CV’leri ne olacak? Çoğu işletmede e-posta kutusunda, paylaşılan klasörde ya da yöneticinin bilgisayarında süresiz kalır. 📄
CV’ler, çoğu zaman adaydan fazla bilgi içerir: fotoğraf, doğum tarihi, medeni durum, bazen sağlık bilgisi. Her biri işletmenin sorumluluğundadır.
Kısa cevap: başvuru toplanırken aydınlatma yapılır, CV’ler tek yerde toplanır, süreç bitince belirlenen süre sonunda silinir; aday havuzunda tutmak için ayrı izin düşünülür. 🧭
Not: bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki görüş değildir. Mevzuat ve Kurul kararları değişebilir; güncel rehberler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na, özel durumunuz için bir avukata başvurun.
Başvuru toplamak
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Aydınlatma
- Gereksiz bilgi istememek
- Tek kanal
- Güvenli yükleme
Dört ilke. 📥
Aydınlatma
İlan ya da başvuru formunda aydınlatma bağlantısı. 🔗
Gereksiz bilgi istememek
Fotoğraf, medeni durum gibi alanlar işle ilgili değilse istenmez. ✂️
Tek kanal
Başvurular tek e-posta ya da form üzerinden; dağılmaz. 📬
Güvenli yükleme
CV yükleme alanı güvenli; ayrıntı web formu yazısında. 🔒
Değerlendirme süreci
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Sınırlı erişim
- İletme dikkati
- Referans kontrolü
- Görüşme notları
Dört kural. 🔐
Sınırlı erişim
CV’leri yalnız işe alım sürecindeki kişiler görür. 👤
İletme dikkati
CV’ler şirket dışına ya da ilgisiz kişilere iletilmez. 📤
Referans kontrolü
Önceki işverenle görüşme için adayın bilgisi. 📞
Görüşme notları
Notlar işle ilgili ve ölçülü; kişisel yorum yok. 📝
Süreç sonrası
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- İşe alınan
- Alınmayan
- Aday havuzu
- Aracı kurumlar
Dört seçenek. 🗂️
İşe alınan
CV çalışan dosyasına geçer; ayrıntı çalışan verileri yazısında. ✅
Alınmayan
Belirlenen süre sonunda silinir. 🗑️
Aday havuzu
İleride değerlendirmek için tutulacaksa aday bilgilendirilir, gerekirse izni alınır. 🌊
Aracı kurumlar
Kariyer sitesi ya da danışmanlık firmasıyla veri paylaşımı kurallı. 🤝
Kayıt ve imha
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Tek klasör
- Süre
- E-posta temizliği
- İmha kaydı
Dört alışkanlık. 🧹
Tek klasör
Tüm başvurular tek ve erişimi sınırlı klasörde. 📁
Süre
Başvuru saklama süresi yazılı; ayrıntı saklama yazısında. 📅
E-posta temizliği
CV ekli e-postalar da imha kapsamında. 📧
İmha kaydı
Toplu imha tutanakla. 📝
Sık yapılan dört hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Süresiz CV arşivi
- CV’yi grupta paylaşmak
- Fotoğraf ve medeni durum istemek
- Havuzu habersiz tutmak
Dördü de riski biriktirir. 🚧
Süresiz CV arşivi
Yıllar önceki adayların verisi duruyor. 🗄️
CV’yi grupta paylaşmak
Mesaj gruplarında dolaşan CV kontrolsüzdür. 💬
Fotoğraf ve medeni durum istemek
İşle ilgisiz veri, ayrımcılık algısı da yaratabilir. ⚠️
Havuzu habersiz tutmak
Aday bilmeden yıllarca havuzda tutulur. 🙈
Bugün ne yapmalıyım?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: CV’leri bulun
- Adım 2: tek klasöre toplayın
- Adım 3: süre ve imha
- Yardım isterseniz?
Üç adım, bir saat. 🪜
Adım 1: CV’leri bulun
E-posta, klasör, bilgisayarlar; CV’ler nerede? 🔍
Adım 2: tek klasöre toplayın
Erişimi sınırlı tek klasör; dağınık kopyalar silinir. 📁
Adım 3: süre ve imha
Başvuru saklama süresini belirleyin, eskileri imha edin. 🗑️
Yardım isterseniz?
İşe alım veri düzeninizi birlikte kuralım: uzmanına danışın. Dijital varlıklarınızın uyum fotoğrafı için dijital denetim; bütün resim KVKK danışmanlığı rehberinde. 🎯
Arşivden ilgili okumalar: işe alım ve oryantasyon · belge arşivi.
📝 Sahadan Notlar
Bir şirketin insan kaynakları e-posta kutusunda yıllar öncesine ait binlerce CV vardı; bazıları yöneticiler arasında mesaj gruplarında da paylaşılmıştı. Başvuru formuna aydınlatma bağlantısı eklendi, CV’ler tek ve erişimi sınırlı klasöre toplandı, saklama süresi belirlenip eski başvurular tutanakla imha edildi. Aday havuzu için adaylara ayrı bilgilendirme yapılmaya başlandı.
📖 Kısa Sözlük
Aday: iş başvurusu yapan kişi. Aday havuzu: ileride değerlendirilmek üzere tutulan başvurular. Referans kontrolü: adayın önceki işverenlerinden bilgi alınması. İmha tutanağı: verinin imha edildiğini gösteren kayıt.
⚡ Hızlı Özet
CV’ler çoğu zaman gereğinden fazla bilgi içerir ve işletmenin sorumluluğundadır. 📄 Başvuru toplanırken aydınlatma yapılır, gereksiz bilgi istenmez, tek kanal ve güvenli yükleme kullanılır. Değerlendirmede erişim sınırlı, iletim kontrollüdür. Süreç sonunda işe alınanın CV’si dosyaya geçer, alınmayanınki süre sonunda silinir; havuz için aday bilgilendirilir.
🎯 Sıradaki Adım
İşe alım veri düzeninizi kuralım: uzmanına danışın formundan yazın. Kamera güvenlik kamerası yazısında; mevcut durum için dijital denetim.
Sıkça Sorulan Sorular
Amaç ve olası uyuşmazlıklar dikkate alınarak belirlenen makul süre kadar. Süreyi hukukçunuzla belirleyip yazılı hale getirin.
Başvurunun ötesinde ileride değerlendirme amacı ek bir amaçtır; aday bilgilendirilmeli ve gerekirse izni alınmalıdır.
İşle ilgili değilse gereksiz veri toplamadır ve ayrımcılık algısı yaratabilir. Gerekmedikçe istemeyin.
Kaynak: Kişisel Verileri Koruma Kurumu — rehberler ve kararlar