Dijital Proje Nasıl Başlatılır?
Bir dijital iş, yazılım seçilmeden önce kâğıt üzerinde başlıyor. Sektör verisi bunun neden önemli olduğunu gösteriyor: danışmanlık şirketlerinin başarısızlık tahminleri %70 düzeyinde seyrediyor.
Bu yazı bir dijital işi başlatmanın üç adımını anlatıyor. Toplam süre bir saat ve hiçbiri teknik değil. Yazılım seçimi de sonraya kalıyor.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Araç seçimiyle başlanıyor
- Hedef yazılmıyor
- Bütçe tek kalem
Üç manzara var.
Araç seçimiyle başlanıyor
İlk konuşma hangi yazılımın alınacağı üzerine oluyor. Ne sorunu çözdüğü belirsiz kalıyor. Araçla başlayan iş, aracın sınırlarına göre şekilleniyor. Sorun ise olduğu yerde kalıyor.
Hedef yazılmıyor
Proje başlıyor ama ne olursa başarılı sayılacağı belli değil. Ölçüt yoksa sonuç yorumla belirleniyor. Herkes kendi tanımını kullanıyor. Altı ay sonra da tartışma çıkıyor.
Bütçe tek kalem
Bütün para yazılıma ayrılıyor. Geçiş, eğitim ve alışkanlık için hiçbir şey kalmıyor. Oysa asıl risk orada duruyor. Kullanılmayan yazılımın maliyeti lisanstan büyük.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Araç somut, sorun soyut
- Hedef yazmak zor geliyor
- Geçiş maliyeti görünmüyor
Üç sebep.
Araç somut, sorun soyut
Yazılımı görebiliyorsunuz. Süreç sorununu göremiyorsunuz. Bu yüzden konuşma somut olana kayıyor. Asıl mesele de atlanıyor.
Hedef yazmak zor geliyor
Ölçülebilir bir hedef koymak taahhüt anlamına geliyor. Belirsiz kalmak daha rahat. Ama belirsiz hedefli proje savunulamıyor. Bütçe konuşulurken elde bir şey kalmıyor.
Geçiş maliyeti görünmüyor
Lisans ücreti faturada duruyor. Eğitim ve alışkanlık süresi hiçbir yerde durmuyor. Görünmeyen maliyet bütçeye girmiyor. Girmediği için de ayrılmıyor.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: sorunu tek cümleyle yazın
- Adım 2: başarı ölçütünü belirleyin
- Adım 3: bütçeyi ikiye bölün
Üç adım.
Adım 1: sorunu tek cümleyle yazın
Hangi işte tıkanıyorsunuz? Araç adı geçmeden yazın. “Teklif hazırlamak üç gün sürüyor” bir sorun tanımıdır. “CRM almalıyız” değildir. Sorun net değilse doğru araç seçilemiyor. Seçim de rastgele oluyor.
Adım 2: başarı ölçütünü belirleyin
Bu iş bittiğinde hangi sayı değişmiş olacak? Bir tane yeterli: süre, hata, talep ya da maliyet. Ölçüt baştan yazılırsa altı ay sonra tartışma olmuyor. Herkes aynı sayıya bakıyor. Görüş tartışması sayı tartışmasına dönüşüyor. Karar da hızlanıyor. Toplantı süresi de kısalıyor. Sayı konuşulduğunda tartışma erken bitiyor. Herkes de aynı tabloya bakıyor. Kişisel izlenimler devre dışı kalıyor. Kanaat yerine kanıt konuşuyor. Bu geçiş basit görünüyor ama zor olanı. Alışkanlık değiştirmek gerekiyor. Sayıya bakmak zamanla refleks hâline geliyor. İlk projede zorlanıyor, üçüncüde düşünülmüyor bile. Yazılmazsa proje ne başarılı ne başarısız sayılıyor; sadece unutuluyor.
Adım 3: bütçeyi ikiye bölün
Bir yanda yazılım maliyeti, diğer yanda geçiş maliyeti. İkincisi eğitim, veri aktarımı ve alışkanlık süresini kapsıyor. Sıfırsa proje baştan risk altında demektir. Yazılım alınıyor ama kullanım için hiçbir şey kalmıyor. Proje kurulumla bitiyor. Kullanım hiç başlamıyor ama fatura kesintisiz geliyor. Yarım kalan işin bedeli tam ödeniyor. Üstelik eski yöntem de sürdüğü için iki maliyet birden taşınıyor. Sahiplik düzeni bu ikinci bütçenin içinde duruyor. Projeyi bölmek de aynı bütçeyi küçültüyor.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Üç adım bir saatte tamamlanıyor
- Getirisi iki yerde
- İlk adım: mevcut projeye uygulayın
Bir saat.
Üç adım bir saatte tamamlanıyor
Sorunu yazmak yirmi dakika. Ölçütü belirlemek yirmi dakika. Bütçeyi bölmek yirmi dakika. Toplamda bir saat sürüyor ve bir kerelik bir iş.
Getirisi iki yerde
Birincisi doğru araç: sorun netleşince seçim kolaylaşıyor. İkincisi savunulabilirlik. Ölçüt varsa proje bütçe konuşmasında ayakta duruyor.
İlk adım: mevcut projeye uygulayın
Şu an yürüyen bir dijital işiniz varsa üç soruyu ona sorun. Sorun tanımı var mı, ölçüt var mı, geçiş bütçesi var mı? Eksik olan hemen görünüyor. Genelde ikisi birden eksik çıkıyor. Ölçüt de geçiş bütçesi de yazılmamış oluyor. İkisi de bir saatte tamamlanabiliyor. Geriye dönüp eklemek zor oluyor. Proje başladıktan sonra ölçüt koymak tartışma yaratıyor. Baştan yazmak ise kolay oluyor. Henüz kimsenin savunacağı bir sonuç yok. Tarafsız karar bu aşamada veriliyor. Sonradan konan ölçüt hep tartışmalı kalıyor. Kimse de sonucu kabul etmiyor.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Çok sayıda ölçüt koymak
- Hedefi araç diliyle yazmak
- Geçiş bütçesini sonraya bırakmak
Üç tuzak.
Çok sayıda ölçüt koymak
Beş gösterge belirlemek titiz görünüyor. Ama hepsi takip edilmiyor ve hiçbiri karar üretmiyor. Bir ölçüt, beş ölçütten çok iş görüyor. Az sayıya daha çok bakılıyor. Pano dolduğunda kimse açmıyor. Tek gösterge daha çok iş görüyor.
Hedefi araç diliyle yazmak
“Sistemi devreye almak” bir hedef değil, bir görev. Hedef işin kendisinde olmalı: süre kısalsın, hata azalsın. Araç bir yol. Varış noktası değil ve karıştırılmamalı.
Geçiş bütçesini sonraya bırakmak
Önce yazılım alınıyor, eğitim sonra düşünülüyor. Ama para bittiğinde eğitim de bitiyor. İki kalem aynı anda ayrılmalı.
Sıkça Sorulan Sorular
Kesin bir oran yok ama sıfır olmamalı. Küçük işletmede bu genelde para değil zaman: haftada yarım saatlik bir sorumlu, birkaç kısa eğitim, veri aktarımı için ayrılan bir gün. Bunları takvime yazmak bir bütçe ayırmak sayılıyor. Para her zaman gerekmiyor. Ayrılan zaman da bir kaynak sayılıyor. Asıl mesele miktar değil, kalemin var olması. Sıfır olduğunda proje kurulumla bitiyor ve kullanım hiç başlamıyor.
Neredeyse her iş bir sayıya bağlanabiliyor. Müşteri memnuniyeti soyut görünüyor ama şikâyet sayısı somut. Verimlilik soyut, teklif hazırlama süresi somut. Doğrudan ölçemediğiniz şeyin bir işaretini ölçün. Mükemmel ölçüt aramak yerine yaklaşık bir ölçüt kullanın. Hiç ölçmemekten iyi sonuç veriyor.
Hazırlık dediğimiz şey bir saat ve tek sayfa. Küçük iş için de aynı sorular geçerli, sadece cevaplar kısa. Üstelik küçük işlerde atlanma ihtimali yüksek; kimse sormadığı için kurulum yapılıyor ve orada kalıyor. Bir saatlik hazırlık, aylarca boşta duran bir aracın önüne geçiyor.