Yazılım Envanteri Nasıl Çıkarılır?
Neye ödediğinizi bilmeden neyi keseceğinizi de bilemezsiniz. Sektör verisi boşluğu net gösteriyor: ortalama şirket üç yüzden fazla uygulama yönetiyor ve lisansların yarısından fazlası karşılık üretmiyor.
Bu yazı bir saatlik envanter yöntemini anlatıyor. Yazılım gerekmiyor. Banka hareketleri ve bir tablo yeterli oluyor.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Tam liste kimsede yok
- Fatura toplamda geliyor
- Sahipsiz araçlar birikiyor
Üç manzara var.
Tam liste kimsede yok
Farklı kişiler farklı zamanlarda farklı araçlar almış. Kimse tamamını bilmiyor. Liste olmayınca fazlalık da görünmüyor. Görünmeyen fazlalık ise azalmıyor.
Fatura toplamda geliyor
Aylık ödeme makul görünüyor ve kalem kalem incelenmiyor. Toplam kabul edilebilirse sorgu da bitiyor. Oysa asıl bilgi ayrıntıda duruyor. Tek tek bakıldığında tablo değişiyor.
Sahipsiz araçlar birikiyor
Bir araç alınmış ama sorumlusu yazılmamış. Alan kişi ayrılmış olabiliyor. Kimsenin sahiplenmediği araç sorgulanmıyor da. Sahipsiz kalem, kalıcı kalem oluyor.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Alma kararı dağınık
- Otomatik yenileme kararı gizliyor
- Envanter iş gibi görünmüyor
Üç sebep.
Alma kararı dağınık
Yazılım almak kolaylaştı. Bir kredi kartı ve beş dakika yetiyor. Karar dağıldığı için kayıt da tutulmuyor. Merkezî bir liste hiç oluşmuyor.
Otomatik yenileme kararı gizliyor
Kimse iptal kararı vermiyor; ödeme sessizce sürüyor. Karar verilmediği için gündeme de gelmiyor. Erteleme her yıl tekrarlanıyor. Üç yıl sonra toplam ciddi bir rakama ulaşıyor.
Envanter iş gibi görünmüyor
Acil bir şey değil. Bu yüzden hep erteleniyor. Ama ertelendikçe liste uzuyor. Çıkarması da zorlaşıyor ve daha çok erteleniyor.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: banka hareketlerinden başlayın
- Adım 2: dört sütunlu tablo kurun
- Adım 3: doksan gün kuralını uygulayın
Üç adım.
Adım 1: banka hareketlerinden başlayın
Son on iki ayın kart ve hesap hareketlerine bakın. Tekrar eden ödemeleri işaretleyin. Bu tek kaynak listenin çoğunu veriyor. Başka bir yere bakmaya gerek kalmıyor. Ödeme yapılan her şey zaten orada görünüyor. Unutulan kalemler böyle ortaya çıkıyor. Bazıları yıllardır sessizce ödeniyor olabiliyor. Alan kişi bile ayrılmış olabiliyor. Neden alındığını hatırlayan da kalmamış oluyor. Kayıt tutulmadığı için sorgulanamıyor. Bir satırlık gerekçe notu bunu önlüyor. Neden alındığı yazılıysa neden kapatılacağı da netleşiyor. Yıllık ödemeler için de on iki ay geriye bakmak şart; aylık bakarsanız yıllık kalemler kaçıyor.
Adım 2: dört sütunlu tablo kurun
Araç adı, aylık maliyet, sorumlu ve son kullanım. Dört sütun yeterli. Beşinci sütun eklemeyin. Uzayan tablo doldurulmuyor ve yarım kalıyor. Sorumlu hanesi boş kalan araç zaten adaydır. Bu sütun tek başına yön gösteriyor.
Adım 3: doksan gün kuralını uygulayın
Son üç ayda hiç açılmamış araç boşta sayılıyor. Her biri için tek karar: kullan ya da kapat. Ortada bırakmak üçüncü bir seçenek değil. En pahalı yol da bu oluyor. Hem ödeniyor hem işe yaramıyor. Benimsenmeme sebepleri kullanma kararını verirken işe yarıyor. Benimsetme yöntemi ise kullan kararını uygulamaya çeviriyor.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Liste bir saatte çıkıyor
- Getirisi iki yerde
- İlk adım: yenileme takvimi kurun
Bir saat.
Liste bir saatte çıkıyor
Banka hareketlerini taramak yarım saat. Tabloyu doldurmak yarım saat. Küçük işletmede toplam bir saat sürüyor. Yılda bir tekrarlamak da yeterli oluyor.
Getirisi iki yerde
Birincisi maliyet: boşta duran kalemler kapanıyor. İkincisi netlik: hangi işin hangi araçla yapıldığı görünür oluyor. İkinci kazanç genelde birincisinden değerli çıkıyor. Netlik sonraki kararları kolaylaştırıyor. Hangi işin nerede yapıldığını bilmek bir kazanç. Yeni araç alırken aynı liste işe yarıyor. Zaten var olan bir işlevi ikinci kez almıyorsunuz. Bu tek başına ciddi bir tasarruf. Aynı iş için ikinci araç almak sık yapılan bir hata. Liste bunu baştan önlüyor. Yeni alım öncesi bakılacak tek yer de orası. Beş dakikalık bir kontrol, gereksiz bir alımı önlüyor.
İlk adım: yenileme takvimi kurun
Her aracın yenileme tarihini takvime yazın ve bir ay öncesine hatırlatma koyun. Karar o zaman veriliyor. Hatırlatma yoksa yenileme sessizce geçiyor ve bir yıl daha ödeniyor.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Envanteri araç satın alarak çözmek
- Yalnızca maliyete bakmak
- Listeyi çıkarıp karar vermemek
Üç tuzak.
Envanteri araç satın alarak çözmek
Yazılım takibi için yazılım almak, küçük işletmede sorunu büyütüyor. Bir tablo yeterli oluyor. Yeni bir araç almak listeye bir satır daha ekliyor. Sorunu çözmek yerine büyütüyor.
Yalnızca maliyete bakmak
Ucuz ama kullanılmayan araç da bir sorun. Karmaşa üretiyor, veri dağıtıyor, dikkat çalıyor. Karar yalnızca fiyata göre verilmemeli. Karmaşanın da bir maliyeti var.
Listeyi çıkarıp karar vermemek
Envanter tek başına bir şey değiştirmiyor. Her kalem için karar verilmezse liste bir belge olarak kalıyor. Asıl iş karar aşamasında. Liste çıkarmak kolay olan taraf. Karar vermek ise ertelenen taraf oluyor. Envanter karar verilmeden bir işe yaramıyor. Liste bir belge olarak kalıyor.
Sıkça Sorulan Sorular
Gerekli ve çok kısa sürüyor. Beş on araçlı bir işletmede liste on beş dakikada çıkıyor. Ama fayda aynı: genelde unutulmuş bir iki kalem bulunuyor, üstelik yıllardır ödenen türden. Ayrıca envanterin asıl değeri maliyet değil netlik; hangi işin nerede yapıldığını görmek, sonraki kararları kolaylaştırıyor.
Bu düşünce her yıl aynı faturayı ödetiyor. Ölçüt şu olsun: son bir yılda kullanıldı mı? Kullanılmadıysa gelecek yıl da kullanılmayacak. Çoğu araç iptal edildikten sonra tekrar alınabiliyor, veriler de genelde bir süre saklanıyor. Yani karar geri alınabilir; kararsızlık ise geri alınamıyor ve her yıl para götürüyor.
Önce sebebe bakın. Az kullanılıyor olması aracın kötü olduğunu göstermiyor; kurulum yarım kalmış ya da eğitim verilmemiş olabilir. Bu durumda kapatmak yerine bir denemeye değer: üç ay boyunca gerçekten kullanmayı deneyin, sonra tekrar bakın. Ama üç ay sonra da tablo değişmediyse karar netleşiyor.