Yazılımların %15’i Hiç Açılmıyor
Alınan yazılımın bir kısmı hiç açılmıyor. Otuz milyar dolarlık işlenmiş harcama üzerinden yapılan bir analiz bu kalemi ayrı sayıyor: uygulamaların yaklaşık yedide biri sıfır aktiviteye sahip; satın alınmış, kurulmuş ve unutulmuş.
Bunlar az kullanılan araçlar değil. Hiç kullanılmayanlar; ayrı bir kategori. Ve çoğu, otomatik yenileme yüzünden yıllarca sürüyor. Kimse durup sormadığı için de fark edilmiyor.
Rakam Ne Söylüyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Sıfır aktivite ayrı bir kategori
- Otomatik yenileme sürdürüyor
- Görünürlük eksikliği besliyor
Üç bulgu var.
Sıfır aktivite ayrı bir kategori
Az kullanılan yazılım en azından bir işe yarıyor. Sıfır aktivite ise saf kayıp oluyor. Karşılığında hiçbir şey alınmıyor. Ödeme sürüyor ama iş hiç değişmiyor. Alındığı günkü hâlinde duruyor. Kurulum bile tamamlanmamış olabiliyor. Yarım kalmış bir işin faturası ödenmeye devam ediyor. Tamamlamak ya da kapatmak; ikisi de karar istiyor. Alındığı gün ne kadar kullanıldıysa bugün de o kadar. Yani hiç.
Otomatik yenileme sürdürüyor
Kimse iptal etmeye karar vermiyor. Fatura her yıl geliyor ve sorgusuz ödeniyor. Otomatik ödeme kararı büsbütün gizliyor. Gündeme gelmeyen şey sorgulanmıyor. Yenileme tarihinden bir ay önce hatırlatma koymak bunu çözüyor. Karar o zaman veriliyor. Hatırlatma olmadan da kimse durup bakmıyor. Karar verilmediği için gündeme hiç gelmiyor. Erteleme her yıl kendini tekrarlıyor.
Görünürlük eksikliği besliyor
Hangi yazılıma ödeme yapıldığı tek bir yerde durmuyor. Farklı kişiler farklı araçlar almış oluyor. Kimse de birbirinden haberdar değil. Aynı iş için iki araç alınmış olabiliyor. Kimsenin tam listesi yok. Liste olmayınca kimse fazlalığı göremiyor. Görünmeyen fazlalık azalmıyor. İlk iş bu yüzden liste çıkarmak oluyor. Banka hareketleri bunun için yeterli oluyor. Bir saatte tam liste çıkıyor. Hiçbir araç ya da uzmanlık gerekmiyor. Bir tablo ve bir öğleden sonra yetiyor. İlk adım için bu kadarı yeterli oluyor. Gerisi karar vermeye kalıyor. Liste çıkarmak kolay. Karar vermek ise zor olanı ve asıl işi bitiren adım.
Manşetin Kaçırdığı
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Genelde iyi niyetle alınmış
- Güvenlik tarafı da var
- İptal etmek kolay, karar vermek zor
Üç ayrıntı var.
Genelde iyi niyetle alınmış
Bu araçlar gereksiz oldukları için değil, kurulum yarım kaldığı için boşta. Bir proje değişti. Sorumlu ayrıldı ya da öncelik kaydı. Üçü de sık yaşanan şeyler. Niyet vardı ama takip yoktu. Kurulum yarım kalınca araç rafta kaldı. Kimse de geri dönüp tamamlamadı.
Güvenlik tarafı da var
Kullanılmayan hesaplar açık kalıyor. Kimse bakmadığı için sorun çıktığında geç fark ediliyor. Maliyet yalnızca faturada görünmüyor. Açık kalan hesap bir risk taşıyor. Kullanılmayan yerde kimse denetim yapmıyor. Açık kapı da uzun süre açık kalıyor.
İptal etmek kolay, karar vermek zor
Teknik olarak iptal etmek bir tıklama. Ama “belki lazım olur” düşüncesi kararı erteletiyor. Bu erteleme her yıl tekrarlanıyor. Üç yıl sonra hâlâ ödeniyor. Toplam maliyet de o zaman fark ediliyor.
İşletme Ne Yapmalı?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Maliyet: yenileme takvimi yarım saat
- İlk adım: doksan gün kuralı
- Sonraki adım: sahibi olmayan aracı kapatın
Üç adım.
Maliyet: yenileme takvimi yarım saat
Hangi yazılım ne zaman yenileniyor? Bir takvime yazın. Yenilemeden bir ay önce hatırlatma koyun; karar o zaman veriliyor. Hatırlatma yoksa karar da verilmiyor.
İlk adım: doksan gün kuralı
Son üç ayda hiç açılmamış yazılım boşta sayılıyor. Listeyi çıkarın ve her kalem için tek tek karar verin. Kullan ya da kapat. Üçüncü bir seçenek yok; ortada bırakmak en pahalısı. Envanter yöntemi bu listeyi çıkarmayı kolaylaştırıyor.
Sonraki adım: sahibi olmayan aracı kapatın
Her araca bir sorumlu yazın. Sorumlusu olmayan araç zaten kullanılmıyor demektir. Benimsenmeme sebepleri genelde burada başlıyor.
Hiç açılmayan yazılımın maliyeti faturada. Kararsızlığın maliyeti her yerde.