Lisansların Yarısı Kullanılmıyor
Şirketler aldıkları yazılımın yarısını kullanmıyor. Kırk milyon lisans ve yetmiş beş milyar dolarlık harcama üzerinden yapılan bir sektör analizi bunu net gösteriyor: ortalama şirket üç yüzden fazla uygulama yönetiyor ve lisansların yarısından fazlası ya hiç kullanılmıyor ya da harcamayı hak edecek sıklıkta kullanılmıyor.
Yani sorun yazılım eksikliği değil. Alınan yazılımın işe girmemesi. Karar verilmiş, para ödenmiş, iş değişmemiş.
Rakam Ne Söylüyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Kullanım oranı yarıya yakın
- Uygulama sayısı yüksek
- Küçük işletmede oran benzer
Üç bulgu var.
Kullanım oranı yarıya yakın
Ödenen her iki lisanstan biri karşılık üretmiyor. Yarısı için para ödeniyor, yarısı için sonuç alınıyor. Aradaki fark da her yıl tekrar ediyor. Kimse de bu tekrarı durdurmak için karar vermiyor. Sessizce devam eden bir kayıp bu. Görünür olsa çoktan durdurulurdu. Sorun da tam olarak görünmemesi. Fatura toplamda geliyor ve kalem kalem incelenmiyor. Toplam makul görününce de sorgu bitiyor. Bu bir bütçe kalemi değil, bir benimseme sorunu. Para harcandı ama iş değişmedi. Bütçe kaleminden çok bir uygulama sorunu bu.
Uygulama sayısı yüksek
Ortalama şirkette üç yüzü aşkın uygulama var. Kimse hepsini bilmiyor. Kimse hepsini kullanmıyor da. Bazılarının varlığından bile haberdar değil. Envanter çıkarınca liste şaşırtıyor. Unutulmuş kalemler genelde en eskiler oluyor. Yıllar önce alınmış ve unutulmuş oluyor. Alan kişi bile ayrılmış olabiliyor. Neden alındığını hatırlayan kimse kalmıyor. Fazlalık kendi kendini gizliyor. Liste uzadıkça hangi kalemin ne işe yaradığı da kayboluyor.
Küçük işletmede oran benzer
Ölçek değişiyor ama örüntü aynı kalıyor. Yüz uygulamada da on uygulamada da yarısı boşta duruyor. On uygulaması olan bir işletmede de beşi boşta duruyor. Fark yalnızca faturanın büyüklüğünde. Oran ise şaşırtıcı biçimde benziyor.
Manşetin Kaçırdığı
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Asıl kayıp para değil
- Kullanılmayan araç düzeni bozuyor
- Otomatik yenileme kararı gizliyor
Üç ayrıntı var.
Asıl kayıp para değil
Lisans ücreti yalnızca görünen maliyet. Görünmeyen maliyet ise şu: o iş hâlâ eski yöntemle yapılıyor. Yazılım alındı ama süreç değişmedi; iki maliyet birden ödeniyor. Hem lisans ücreti hem eski yöntemin verimsizliği ödeniyor. İkisi birden taşınıyor.
Kullanılmayan araç düzeni bozuyor
Bir kısım ekip yeni sistemi kullanıyor, bir kısmı eskisini. Veri iki yerde birden duruyor. İkisi de eksik kalıyor. Hangisinin doğru olduğu da bilinmiyor; karar verirken ikisine birden bakılıyor. Bu, hiç almamaktan daha karışık bir durum üretiyor. İki kaynaktan hangisinin doğru olduğu da bilinmiyor.
Otomatik yenileme kararı gizliyor
Kullanılmayan yazılım her yıl sessizce yenileniyor. Kimse bir karar vermiyor. Kimse de sormuyor. Karar verilmediği için sorgulanmıyor. Sessizce devam eden şey de gündeme hiç gelmiyor.
İşletme Ne Yapmalı?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Maliyet: envanter çıkarmak bir saat
- İlk adım: kullanılanı işaretleyin
- Sonraki adım: birini geri kazanın
Üç adım.
Maliyet: envanter çıkarmak bir saat
Hangi yazılımlara ödeme yapıyorsunuz? Banka hareketlerine bakmak yeterli oluyor. Çoğu işletmede listede unutulmuş kalemler çıkıyor. Bazıları yıllardır sessizce ödeniyor. Kimse iptal etmeye karar vermemiş.
İlk adım: kullanılanı işaretleyin
Listedeki her kalem için tek soru: bu hafta kim açtı? Cevabı olmayan kalem boşta demektir. Soru basit ama ayıklaması hızlı oluyor. Yarım saatte liste ikiye bölünüyor. Kullanılanlar ve boşta duranlar. Benimsenmeme sebepleri genelde araçta değil düzende oluyor.
Sonraki adım: birini geri kazanın
Boştaki araçlardan birini seçin. Ya gerçekten kullanıma sokun ya da iptal edin. Ortada bırakmak en pahalı seçenek oluyor. Hem ödeniyor hem işe yaramıyor. Karar vermek, kararsız kalmaktan her zaman ucuz oluyor. İki seçenek de kabul edilebilir; kararsızlık değil. Envanter yöntemi bu kararı kolaylaştırıyor.
Yazılım almak bir karar. Kullanmak ayrı bir karar ve genelde ikincisi verilmiyor.