İç Eğitmen Nasıl Yetişir?
En iyi eğitmen, sizin işinizi bilen kişidir. Dışarıdan gelen eğitmen aracı anlatır. İçerideki kişi ise aracı sizin sürecinizde anlatır. Aradaki fark büyük. Çünkü eğitim içeriğinin ancak sınırlı bir kısmı iş yerinde uygulanıyor ve uygulanma ihtimalini en çok artıran şey iş arkadaşı desteği.
Bu yazı, ekipteki bir kişiyi iç eğitmene dönüştürmenin yolunu anlatıyor. Ücretsiz, hızlı ve kalıcı bir yöntem. Üstelik ekipte zaten var olan bilgiyi kullanıyor.
Sorun Ne?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Örnekler size ait olmaz
- Soru sorulacak kimse kalmaz
- Bilgi tek kişide kalır
Eğitim dışarıdan alındığında üç şey olur.
Örnekler size ait olmaz
Eğitmen genel örnekler verir. Katılımcı da “bizde böyle bir iş yok” diye düşünür. Bağlantı kurulmadığı için bilgi de kullanılmaz. Genel eğitim, genel sonuç veriyor. Oysa insan kendi işini görünce bağ kuruyor.
Soru sorulacak kimse kalmaz
Eğitim biter, eğitmen gider. İki hafta sonra kişi takıldığında soracak kimse yoktur. Takıldığı yerde de bırakır. Çoğu eğitim tam olarak burada ölüyor. Takıldığı yerde yardım bulan kişi ise devam ediyor.
Bilgi tek kişide kalır
Eğitime bir kişi gönderilir, dönünce anlatması beklenir. Ama anlatmak ayrı bir beceridir ve zaman ister. Görevlendirilmemiş anlatım hiç yapılmıyor. Herkes kendi işine dönüyor.
Neden Oluyor?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Eğitim bir olay sanılıyor
- İçerideki bilgi görünmüyor
- Öğretmek görev sayılmıyor
Üç sebep var.
Eğitim bir olay sanılıyor
Bir gün, bir salon, bir sertifika. Oysa öğrenme bir süreç. Olay biter, süreç devam etmesi gerekir. Devam ettirecek kişi tanımlanmazsa süreç de bitiyor. Sertifika kalıyor, beceri kalmıyor.
İçerideki bilgi görünmüyor
Ekipte zaten kullanan biri vardır ama bunu kimse bilmez. Kişi de anlatmaz; ya izinli olduğundan emin değildir ya da kendi işine döner. Görünmeyen beceri kullanılamıyor. Oysa sormak bir toplantı sürüyor.
Öğretmek görev sayılmıyor
Bir kişinin başkasına öğretmesi, çoğu işletmede resmî bir iş değil. Boş vakte bırakılıyor. Boş vakit de hiç gelmiyor. Görev tanımına girmeyen iş yapılmıyor.
Nasıl Yapılır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Adım 1: kullananı bulun
- Adım 2: görevi ve saati tanımlayın
- Adım 3: anlatımı işten çıkarın
Üç adım.
Adım 1: kullananı bulun
Ekibe tek soru sorun: kim, hangi işinde yapay zekâ aracı kullanıyor? Cevaplar genelde şaşırtır. Aradığınız kişi en kıdemli olan değil, en meraklı olan. Kişiyi bulduğunuzda ikinci soruyu sorun. Bunu başkalarına göstermek ister misin? Çoğu kişi bu soruya olumlu cevap veriyor; kimse sormadığı için anlatmıyorlar.
Adım 2: görevi ve saati tanımlayın
Öğretmek resmî bir görev hâline gelmeli. Ayda iki saat yeterli. Bu saat kişinin diğer işlerinden düşülür. Üstüne eklenmez. Eklenirse ilk yoğun haftada iptal olur. Ayrıca kişiye bir başlık verin: ekibin yapay zekâ sorumlusu. Unvan küçük ama etkisi büyük. Sorumluluk verilen kişi konuyu sahipleniyor.
Adım 3: anlatımı işten çıkarın
İç eğitmen ders anlatmaz, iş gösterir. Format basit: kendi işinden bir örneği ekranda açar, adım adım yapar, sonucu gösterir. Slayt yok. Teori yok. Sadece gerçek bir iş. Bir örnek gösterilir, bir soru turu yapılır, biter. Yarım saatlik bu format, günlük eğitimden daha çok transfer üretiyor. Sebebi basit: örnek sizin işiniz.
Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Ayda iki saat, kişi başına birkaç ay
- Maliyeti mesai, getirisi kalıcılık
- İlk adım: bir kişiyi seçin, saatini açın
Ucuz ve hızlı.
Ayda iki saat, kişi başına birkaç ay
İç eğitmenin ayda iki saati yeterli. Ekipteki bir kişinin temel seviyeye gelmesi birkaç ay sürüyor. Dışarıdan eğitim alsanız da bu süre kısalmıyor; çünkü sınırlayıcı olan eğitim değil, uygulama fırsatı. Fırsat da haftalara yayılıyor.
Maliyeti mesai, getirisi kalıcılık
Para harcamıyorsunuz, saat harcıyorsunuz. Karşılığında bilgi kurumda kalıyor. Dışarıdan alınan eğitim bitiyor. İç eğitmen ise kalıyor ve her yeni çalışan için tekrar kullanılıyor. Kayıt düzeniyle birleşince bilgi kalıcı hâle geliyor.
İlk adım: bir kişiyi seçin, saatini açın
Bugün yapılacak iş bu kadar; yarım saat sürüyor. Kullananı bulun. Görevi verin. Takvime ayda iki saat koyun. Sonraki iş, o kişinin ne anlatacağını seçmek. Ölçü basit: en çok tekrar eden ve en çok zaman yiyen iş. Seviye cetveli kimin dinleyeceğini de söyler.
Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- En bilgiliyi değil en anlatabileni seçmek
- Görevi ek yük yapmak
- Format uzatmak
Üç tuzak.
En bilgiliyi değil en anlatabileni seçmek
Ekipteki en teknik kişi, en iyi anlatan olmayabilir. İç eğitmende aranan şey sabır ve sadelik. Çok bilen ama anlatamayan kişi dinleyeni caydırıyor. Orta seviyede bilen ama iyi anlatan kişi daha çok iş görüyor.
Görevi ek yük yapmak
“Zaten yapıyorsun, bir de anlat” yaklaşımı kişiyi yıpratır ve görevi bıraktırır. Saat verilmeli, iş yükünden düşülmeli. Karşılığında küçük bir takdir yeterli oluyor. Görünür olmak çoğu kişiye yetiyor.
Format uzatmak
İç eğitim yarım saati geçmemeli. Uzayınca hem hazırlığı zorlaşır hem katılım düşer. Kısa ve sık olan, uzun ve seyrek olandan iyidir. Ayda yarım saat, yılda bir güne bedel.
Sıkça Sorulan Sorular
O zaman iç eğitmeni yetiştirmekle başlarsınız. Bir kişi seçin, ona dışarıdan eğitim aldırın ve dönüşte anlatma görevini baştan verin. Anlatacağını bilerek eğitime giden kişi farklı dinliyor; not tutuyor, soru soruyor, örnekleri kendi işinize çeviriyor. Yani anlatma görevi, eğitimin verimini de artırıyor. Küçük işletmede bu kişi genelde işletme sahibi oluyor. Zaten en çok karar veren de o.
Bu risk gerçek ve önlemi basit: anlattıklarının kaydı tutulacak. Her oturumdan sonra kısa bir not ya da ekran kaydı bırakılsın. Böylece bilgi kişide değil kayıtta kalır. Ayrıca zamanla ikinci bir kişi yetiştirin; tek eğitmenli düzen kırılgan oluyor.
Alın, ama sırayı doğru kurun. Dış eğitim yeni bir alan açarken işe yarıyor: kimse bilmiyorsa, temel bilgi dışarıdan gelir. İç eğitmen ise o bilgiyi sizin işinize çeviriyor ve canlı tutuyor. En verimli düzen ikisinin birleşimi: dışarıdan başlangıç, içeriden süreklilik.