Yapay Zeka Danışmanlığı Projesine Nasıl Hazırlanılır? Şirket Tarafı Ödev Listesi
Danışman seçildi, sözleşme imzalandı, başlangıç toplantısı yarın. Şirket tarafında ne yapılmalı? Cevap “hiçbir şey, onlar halleder” ise projenin ilk ayı çöpe gidecek demektir. 📋
Yapay zeka danışmanlığı hazırlık aşaması, şirketin projeye giriş ödevidir: dört dosyanın toplanması, ekip rollerinin atanması, erişimlerin açılması ve beklentinin yazılı hale getirilmesi. Hazırlıklı şirket, aynı bütçeden iki kat değer çıkarır.
Bu yazıda dört hazırlık dosyasını, ekip kurgusunu, açılış toplantısının gündemini ve hazırlık hatalarını anlatıyoruz. Sürecin bütünü danışmanlık süreci yazısında. ✅
Yapay Zeka Danışmanlığı Hazırlığında 4 Dosya
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Dosya 1: süreç envanteri
- Dosya 2: zaman haritası
- Dosya 3: araç envanteri
- Dosya 4: veri envanteri
Danışman geldiğinde masada duracak dört dosya. Hepsi bir hafta içinde hazırlanabilir. 📁
Yapay zeka danışmanlığı hazırlık dosyaları şunlardır: (1) süreç envanteri — hangi iş kim tarafından nasıl yapılıyor, (2) zaman haritası — hangi işe ayda kaç saat gidiyor, (3) araç ve abonelik listesi — ne var, kim kullanıyor, ne ödeniyor, (4) veri envanteri — hangi bilgi nerede duruyor. Mükemmel olmaları gerekmez; var olmaları yeter.
Dosya 1: süreç envanteri
Beş-on satırlık liste bile işe yarar: iş adı, sahibi, sıklığı. Yazılı olmayan süreç, tartışılamayan süreçtir.
Dosya 2: zaman haritası
Tahmini saatler bile kabul. Bu dosya sonradan taban çizgisi olur; ölçüm düzeni getiri ölçümü yazısında.
Dosya 3: araç envanteri
Kaç abonelik ödendiği çoğu şirkette ilk sürpriz olur; kullanılmayanlar burada ortaya çıkar.
Dosya 4: veri envanteri
Müşteri listesi nerede, fiyatlar hangi dosyada, kim erişebiliyor? Dağınık veri, projenin ilk engelidir. 🗂️
Yapay Zeka Danışmanlığı Projesinde Ekip Kurgusu
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Karar verici
- İç elçi
- Süreç sahipleri
- Danışman tarafı
Dosyalar kadar önemli ikinci hazırlık: kim ne yapacak? Üç rol yeter. 👥
Şirket tarafında üç rol atanır: karar verici (bütçe ve öncelik onayı, tek kişi), iç elçi (haftalık takip, ekiple köprü) ve süreç sahipleri (işi bilen kişiler, görüşmelere katılır). Roller atanmazsa proje herkesin işi olur — yani kimsenin.
Karar verici
Tek isim. Karar dağıldığında KOBİ’nin en büyük avantajı olan hız kaybolur.
İç elçi
Haftada birkaç saat ayırabilecek biri. Bu rol projenin yaşam sigortasıdır; boş kalırsa kurulumlar terk edilir.
Süreç sahipleri
İşi gerçekten yapan kişiler. Yöneticinin anlattığı süreçle sahadaki süreç nadiren aynıdır.
Danışman tarafı
Kimin çalışacağı sözleşmede yazılıdır; denetim yöntemi teklif değerlendirme yazısında. 🤝
Yapay Zeka Danışmanlığı Açılış Toplantısının Gündemi
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Beklentiyi tek cümle yapın
- Onay süresi kararı
- İletişim düzeni
- İlk iki hafta
İlk toplantı tanışma değil, hizalanma toplantısıdır. Beş maddelik gündem. 🎯
Açılış gündemi şudur: dört dosyanın birlikte gözden geçirilmesi, üç aylık beklentinin tek cümleyle yazılması, rollerin ve onay sürelerinin teyidi, iletişim düzeninin kararlaştırılması ve ilk iki haftanın işlerinin belirlenmesi. Toplantı, herkesin aynı cümleyi söyleyebilmesiyle biter.
Beklentiyi tek cümle yapın
“Üç ay sonunda teklif hazırlama süresini yarıya indirmiş olacağız” gibi. Bulanık beklenti, bulanık sonuç üretir.
Onay süresi kararı
Kararların kaç günde verileceği yazılır. Yavaş onay, projeyi sessizce öldüren en yaygın sebeptir.
İletişim düzeni
Haftalık yazılı durum + aylık karne toplantısı. Fazla toplantı, işin yerine işin konuşulmasıdır.
İlk iki hafta
Somut üç iş belirlenir. Belirsiz başlangıç, ivmeyi daha ilk turda kaybettirir. 🚀
Yapay Zeka Danışmanlığı Hazırlığında 4 Yaygın Hata
BU BÖLÜMÜN ÖZETİ
- Hata 1: “onlar halleder”
- Hata 2: süslü anlatım
- Hata 3: sessiz başlangıç
- Hata 4: takvim hayali
Hazırlık aşaması kısa ama hatalar pahalı. Dördü tekrar tekrar karşımıza çıkıyor. ⚠️
Yaygın hatalar: her şeyi danışmana bırakmak, süreçleri olduğundan düzenli anlatmak, ekibe projeyi duyurmamak ve gerçekçi olmayan takvim beklemek. Ortak sonuç aynı: ilk ay keşif yerine düzeltmeyle geçer.
Hata 1: “onlar halleder”
Danışman şirketi sizden iyi tanıyamaz. Katılımsız proje, dışarıdan yapıştırılmış çözüm üretir.
Hata 2: süslü anlatım
Süreçleri olduğu gibi anlatın — dağınıksa dağınık. Gerçeği gizlemek, yanlış reçete yazdırır.
Hata 3: sessiz başlangıç
Ekip projeyi duymadan araçlar gelirse direnç doğar; kalıplar başarısızlık nedenleri yazısında.
Hata 4: takvim hayali
“Bir ayda her şey otomatik” beklentisi ikinci ayda hayal kırıklığı üretir. Gerçekçi eğri: kurulum, alışma, kazanç. Uygunluk testi KOBİ için yapay zeka danışmanlığı yazısında. ⏳
Sahadan Notlar 📝
Hazırlık dosyalarını getiren şirketlerle getirmeyenler arasındaki fark ilk ayda net görülüyor: dosyalı şirkette keşif bir haftada bitiyor, dosyasızda üç haftaya yayılıyor — ve o iki hafta faturalı. Bir haftalık ödev, bir aylık bütçe kazandırıyor.
Kısa Sözlük 📖
Süreç envanteri: işlerin sahip ve sıklıkla listesi. Zaman haritası: işlere giden aylık saat tahmini. İç elçi: projeyi içeriden takip eden kişi. Hizalanma: herkesin aynı hedefi söyleyebilmesi.
Hızlı Özet ⚡
- Yapay zeka danışmanlığı hazırlık dört dosya ister: süreç envanteri, zaman haritası, araç listesi, veri envanteri.
- Üç rol atanır: tek karar verici, iç elçi, süreç sahipleri; roller boşsa proje kimsenin işi olur.
- Açılış toplantısı hizalanmadır: dosyalar, tek cümlelik beklenti, onay süreleri, iletişim düzeni, ilk iki haftanın işleri.
- Dört hata: her şeyi danışmana bırakmak, süreçleri süslemek, ekibi habersiz bırakmak, gerçekçi olmayan takvim.
Sıradaki Adım 🎯
Hazırlık dosyalarınızı birlikte kuralım: tek oturumda dört dosya, ardından net bir açılış gündemi. AI danışmanlık sayfamıza göz atın ya da iletişime geçin.
Sıkça Sorulan Sorular
Dış kaynak: KOBİ dijitalleşme kaynakları için KOSGEB.
Dört dosyayla: süreç envanteri, zaman haritası, araç ve abonelik listesi, veri envanteri; ayrıca tek karar verici, iç elçi ve süreç sahipleri atanır, erişimler açılır ve üç aylık beklenti tek cümleyle yazılır.
Üç rol: bütçe ve önceliği onaylayan tek karar verici, haftalık takibi yapan iç elçi ve görüşmelere katılan süreç sahipleri — işi gerçekten yapan kişiler, yalnızca yöneticiler değil.
Dördü: her şeyi danışmana bırakmak, süreçleri olduğundan düzenli anlatmak, ekibe projeyi duyurmadan araçları getirmek ve “bir ayda her şey otomatik olur” beklentisiyle başlamak.