Hibe Projeniz İçin Görünürlük Hizmeti Nasıl Alınır? Bütçe Kalemi, Teklif ve Onay

1. Adım: Görünürlük giderleri başvuruda bütçeye nasıl yazılır?

Kalem kalem ve iş planındaki faaliyetlerle eşleşecek biçimde yazılır. KUDAKA rehberinin 3.4 bölümündeki 14’üncü madde, görünürlük bütçesinin faaliyetin boyutunu, gerçek etkisini ve istenen muhtemel etkisini sağlayabilecek yeterlilikte olmasını ister. Bu adım başvuru hazırlığı içinde yaklaşık bir iş günü alır. Gereken belgeler başvuru rehberi, görünürlük rehberi ve iş planı taslağıdır.

Kalemleri tek tek adlandırın

“Tanıtım giderleri” gibi tek satırlık bir kalem, ödeme döneminde neyin alındığını kanıtlamayı zorlaştırır. Tabela, makine etiketi, roll-up, broşür, proje web sayfası, fotoğraf ve video çekimini ayrı satırlara yazın. Ölçüler ve logo düzeni için görünürlük rehberi materyalleri adımlarına bakabilirsiniz.

Her kalemi bir faaliyete bağlayın

İş planında bir açılış etkinliği varsa roll-up ve davetiye o faaliyetin altında görünsün. Bütçe satırı ile faaliyet satırı birbirini gösterdiğinde izleme ziyaretinde sorulacak soru azalır.

Yükümlülüğün süresini bütçeye katın

Görünürlük yükümlülüğü proje bitince sona ermez. Web sayfasının bakımı ve tabelanın yenilenmesi gibi işlerin hangi döneme düştüğünü görünürlük yükümlülüğü süresi takviminden kontrol edin ve o dönemin maliyetini de hesaba katın.

2. Adım: Hangi satın alma usulünü uygulayacağınızı nasıl bilirsiniz?

Ajansınızın satın alma rehberine bakarak bilirsiniz. Kalkınma Ajansları Tarafından Sağlanan Destekler İçin Satın Alma Rehberi doğrudan temin, pazarlık usulü ve açık ihale usulünü tanımlar. Hangi usulün uygulanacağını alımın tutarı belirler; eşik tutarları için ajansınızın satın alma rehberindeki eşiklere bakın. Bu adım yaklaşık yarım gün sürer ve gereken tek belge o rehberdir.

Kamu kurumuysanız kendi mevzuatınız geçerlidir

Satın Alma Rehberi, harcama usul ve esasları bir kanunla belirlenmemiş yararlanıcılar içindir. Belediye ya da üniversite gibi kendi ihale mevzuatına tabi bir yararlanıcıysanız alımı o mevzuata göre yaparsınız.

İşi parçalara bölmeyin

Rehber, parasal limitlerin altında kalmak amacıyla bütünlük arz eden işlerin suni olarak kısımlara ayrılmasını açıkça yasaklar. Tabela, web sayfası ve broşürü üç ayrı küçük alım gibi göstermek işi sağlama almak değil, riske atmaktır.

Usulü alımdan önce netleştirin

Usul belirsizse izleme uzmanına yazılı olarak sorun. Telefonda alınan bir cevap, ödeme talebinde belge yerine geçmez.

3. Adım: Teklifler nasıl toplanır ve karşılaştırılır?

Aynı teknik şartnameyi bütün adaylara göndererek ve cevapları aynı tabloda karşılaştırarak toplanır. Satın Alma Rehberi doğrudan temin için piyasa araştırmasını şart koşar ve bunun proforma fatura, görüşme tutanağı ya da internetten tespit edilen fiyatla desteklenmesini ister. Pazarlık usulünde en az beş aday aranır. Bu adım usule göre birkaç günden birkaç haftaya uzanabilir.

Şartnameye yazılacak altı madde

Teklif isteyeceğiniz her firmaya aynı listeyi gönderin:

• Kalemlerin tam listesi ve adetleri
• Ajansın görünürlük rehberine uyum şartı
• Taslakların izleme uzmanı onayına sunulacağı
• Revizyon hakkı ve sayısı
• Kalem bazında teslim takvimi
• Ham dosyaların ve web sayfası erişiminin teslimi

Teklifleri aynı kalemler üzerinden kıyaslayın

Bir firma web sayfasını bakımıyla, öbürü yalnız kurulumla fiyatlıyorsa iki rakam aynı işi anlatmaz. Karşılaştırma tablosunu şartnamedeki kalemlere göre kurun. Fiyatların nasıl oluştuğunu anlamak için görünürlük fiyatları mantığına göz atabilirsiniz.

İhale ilanında ajans logosunu kullanın

İKA rehberinin 3.14 bölümü, ajansın satın alma mevzuatına göre yapılan alımlarda gazeteye verilen ihale ilanlarında ajans logosunun kullanılmasını ister. Yani görünürlük kuralı satın almanın kendisine de uzanır.

4. Adım: Sözleşmeye hangi maddeleri yazdırmalısınız?

Kapsamı, rehbere uyumu, onay sürecini, teslim takvimini ve ödeme koşulunu yazdırmalısınız. KUDAKA rehberine göre görünürlük kurallarına ortak, iştirakçi ve alt yükleniciler de uymakla yükümlüdür; ama kurallara uyulmamasından ajansa karşı yararlanıcı sorumludur. Sözleşme, bu riski hizmet sağlayıcıyla paylaşmanın yoludur. Bu adım yaklaşık 2-3 iş günü sürer.

Uyum ve düzeltme maddesi

Teslim edilen materyal rehbere uymazsa hizmet sağlayıcının ek ücret almadan düzelteceğini yazın. Tabela yeniden basılacaksa masrafın kimde kalacağı imzadan önce bellidir.

Ödemeyi teslime bağlayın

Ödemeyi, uzman onayı alınmış ve teslim tutanağı imzalanmış işe bağlayın. Fatura tek başına zayıf bir belgedir; yanında teslim kanıtı olduğunda güçlenir.

Erişim ve haklar sizde kalsın

Alan adı, barındırma ve yönetici erişimi sizin adınıza olsun. Sayfanın indekslenmesini ve aldığı gösterimi izlemek için Search Console mülkü de sizin hesabınızda dursun. Proje adıyla yapılan markalı aramada ilk çıkan sayfanın sizin sayfanız olması için yapıyı proje web sitesi görünürlük adımlarıyla kurun.

5. Adım: Materyaller izleme uzmanına nasıl onaylatılır?

Son hâli verilmeden önce taslak olarak gönderilir ve yazılı onay alınır. İKA rehberi, yararlanıcıların görünürlük araçlarına son hâlini vermeden önce izleme uzmanlarına danışmasını ister. KUDAKA rehberi de materyallerin İzleme ve Değerlendirme Birimi’ndeki sorumlu uzmana kontrol ettirilmesini şart koşar. Bu adım her materyal için birkaç iş günü sürebilir; gereken şey PDF taslak ve e-postadır.

Taslakları toplu gönderin

Tabela, etiket ve roll-up taslaklarını tek e-postada, dosya adlarıyla numaralandırarak gönderin. Her biri için ayrı yazışma açmak takvimi uzatır.

Onayı yazılı arşivleyin

Uzmandan gelen onay e-postasını, onaylanan taslağın PDF’iyle aynı klasöre koyun. Ödeme döneminde “bu tasarımı kim onayladı” sorusunun cevabı bu dosyadır.

Diyelim ki Adıyaman’da bir konfeksiyon atölyesisiniz

İKA desteğiyle yeni dikiş makineleri alıyorsunuz. Makine etiketini matbaaya göndermeden önce uzmana iletirsiniz ve logo sırasındaki düzeltme kâğıt üzerinde kalır, basılı etikete taşınmaz. Parayı sokağa atmamanın en ucuz yolu budur.

6. Adım: Ödeme talebine hangi belgeler eklenir?

Alımın usule uygun yapıldığını ve işin gerçekten teslim edildiğini gösteren belgeler eklenir. Kesin liste ajansınızın ödeme talebi formunda ve destek yönetim belgelerinde yer alır; aşağıdaki dosya düzeni o listeyi hazırlamayı kolaylaştırır. Dosya düzenliyse bu adım yaklaşık bir iş günü sürer. Gereken şey, ilk adımdan beri tuttuğunuz tek klasördür.

Satın alma dosyası

Piyasa araştırması tutanağı, toplanan teklifler, karşılaştırma tablosu ve seçim gerekçesi bu dosyadadır. Satın Alma Rehberi kayıtların tutulmasını temel ilkeleri arasında sayar.

Teslim dosyası

Sözleşme, fatura, teslim tutanağı, uzman onay e-postaları ve tarih bilgisi taşıyan fotoğraflar bu dosyadadır. Web sayfası için yayında olduğunu gösteren bir ekran görüntüsü ekleyin.

Fotoğraf, kanıtın en kısa yoludur

Tabelayı astığınız gün binanın önünden, etiketi makinenin üzerinde çekin. Denetimde uzun bir açıklama yerine tek bir tarihli fotoğraf konuşur.

Başvurudan ödemeye kontrol listesi neleri kapsar?

Altı adımın her birinde neyin, ne zaman ve hangi belgeyle yapıldığını kapsar. Aşağıdaki tablo, görünürlük giderlerini başvurudan ödeme talebine kadar tek sayfada izlemenizi sağlar. Tabloyu proje klasörünüzün ilk sayfası yapın ve her adım bitince yanına günü yazın. İzleme ziyaretinde ilk açacağınız belge bu olsun.

Kontrol listesi

Firmayı seçmeden önce iki soru

İşi kendi ekibinizle mi yürüteceğinize, dışarıdan mı alacağınıza karar vermeden önce ajans mı iç ekip mi kriterlerine bakın. Teklif isteyeceğiniz firmaya ne soracağınızı da görünürlük paketi seçerken sorulacak sorular listesi verir.

Sık Sorulan Sorular

Kısa Sözlük

Uygun harcama

Uygun harcama, destek sözleşmesine göre ajansın finansmanına konu olabilecek gideri tanımlamak için kullanılan kavramdır.

Doğrudan temin

Doğrudan temin, piyasa araştırmasıyla belirlenen tedarikçiden fatura karşılığı alım yapmak için kullanılan satın alma usulüdür.

İzleme uzmanı

İzleme uzmanı, ajans adına projenin uygulanmasını ve görünürlük materyallerinin uygunluğunu takip etmek için görevlendirilen personeldir.

Sıradaki Adım

Bütçe kalemleriniz hazırsa sıradaki iş, teklif isteyeceğiniz kapsamı netleştirmektir. Web sayfası, sosyal medya ve tasarım kalemlerini rehbere uyumlu biçimde tek teklifte görmek için görünürlük çalışması sayfamıza göz atın.

Güncelleme: Ekim 2026