Öğrenilen Kurumda Nasıl Kalır?

Sorun Ne?

Üç kayıp biçimi var.

Kişi ayrılınca bilgi gidiyor

Ekipte bir kişi aracı iyi kullanıyordur. Nasıl kullandığı, hangi ayarları yaptığı, hangi hatalardan kaçındığı yalnızca onun kafasındadır. Ayrıldığında geriye bir abonelik ve boş bir ekran kalıyor. Yerine gelen kişi de sıfırdan başlıyor.

Aynı hata tekrarlanıyor

Bir yıl önce denenip bırakılan bir yöntem, kimse hatırlamadığı için tekrar deneniyor. Aynı hafta, aynı sonuç, aynı hayal kırıklığı. Kaydı olmayan deneme hiç yapılmamış sayılıyor. Harcanan zaman da ikinci kez harcanıyor.

Yeni gelen sıfırdan başlıyor

İşe yeni giren kişi, ekibin öğrendiklerine erişemiyor. Ya kendi yolunu buluyor ya da hiç kullanmıyor. Her yeni kişide öğrenme sıfırdan başlıyorsa kurum ilerlemiyor demektir. Sadece yerinde sayıyor. Aynı yolu her seferinde yeniden yürüyor.

Neden Oluyor?

Üç sebep.

Yazmak iş sayılmıyor

Çalışan işini yapıyor, nasıl yaptığını yazmıyor. Yazmak ek yük gibi görünüyor ve boş vakte bırakılıyor. Oysa üç satır, iki dakika sürüyor. Boş vakit de gelmiyor.

Kayıt formatı ağır kurulmuş

Bazı işletmelerde kayıt vardır ama kimse kullanmaz. Çünkü uzun şablonlar, zorunlu alanlar, karmaşık sistemler var. Ağır format kaydı öldürüyor. Hafif format ise yaşıyor.

Paylaşma alışkanlığı yok

Kişi öğrendiğini kendine saklıyor. Bazen avantaj kaybetme kaygısıyla oluyor. Çoğu zaman ise kimse istemediği için. İstenmeyen bilgi paylaşılmıyor. Sormak, paylaşımın ilk şartı.

Nasıl Yapılır?

Üç adım, hepsi hafif.

Adım 1: üç satırlık deneme kaydı

Her denemeden sonra üç satır yazılır. Ne denedik? Ne çıktı? Ne karar verdik? Uzunluk sınırı önemli. Üç satır yazılıyor; üç sayfa yazılmıyor. Bu kayıt bir yıl içinde işletmenin yapay zekâ hafızası oluyor. Aynı denemeyi iki kez yapmıyorsunuz. Bu tek fayda bile kaydın maliyetini karşılıyor.

Adım 2: çalışan kalıpların ortak kaydı

Bir yöntem işe yaradığında nasıl yapıldığı kısaca yazılır. Hangi araç, hangi adımlar, nelere dikkat edilmeli? Birkaç madde yeterli. Ekran görüntüsü ya da kısa bir video kaydı da olur. Amaç mükemmel bir el kitabı yazmak değil. Yeni gelen kişinin aynı işi tekrarlayabilmesi.

Adım 3: aylık paylaşım turu

Ayda bir kez, on beş dakika. Kim ne denedi? Ne işe yaradı? Nerede takıldı? Bu tur hem kaydı besliyor hem de paylaşmayı alışkanlık hâline getiriyor. Konuşulan bilgi, yazılan bilgiden daha kolay yayılıyor. İkisi birlikte en iyi sonucu veriyor. Transfer görevlerinin sonucu da bu turda anlatılıyor.

Ne Kadar Sürer, Nereden Başlanır?

Haftada on dakika yeter.

Kayıt on dakika, tur on beş dakika

Bir denemenin kaydı on dakikayı geçmiyor; genelde iki dakikada bitiyor. Aylık tur on beş dakika. Yani yılda toplam birkaç saat harcanıyor. Karşılığında ekipten biri ayrıldığında iş durmuyor. Bu da tek başına yeterli bir gerekçe.

Getirisi iki yerde görünüyor

Birincisi tekrar önleme: aynı denemeyi ikinci kez yapmıyorsunuz. İkincisi hız: yeni gelen kişi kayıttan öğrenip birkaç haftada devreye giriyor. İkisi de doğrudan zaman kazandırıyor.

İlk adım: son denemenizi yazın

Yeni bir sistem kurmanıza gerek yok. Son denediğiniz şeyi üç satırla yazın. Ne denedik, ne çıktı, ne karar verdik. Bu üç satır, kaydın da başlangıcı oluyor. Nerede tutulacağı önemli değil. Herkesin ulaşabildiği bir yer yeterli. İç eğitmen varsa kaydı da o besliyor.

Yaygın Hata

Üç tuzak.

Sistem kurmaya kalkışmak

Bilgi yönetim sistemi almak, kayıt alışkanlığı olmayan işletmede işe yaramıyor. Önce alışkanlık, sonra sistem. Elektronik tablo ya da ortak bir belge yıllarca yetiyor. Sistem, alışkanlık oturduktan sonra düşünülür.

Yalnızca başarıları yazmak

İşe yaramayan denemeler daha değerli olabiliyor, çünkü tekrarı önlüyor. “Denedik, olmadı, sebebi şu” kaydı, bir yıl sonra birine haftalar kazandırıyor.

Kaydı bir kişiye yıkmak

Herkesin kendi denemesini yazması gerekiyor. Tek kişiye yıkılan kayıt, o kişinin yoğun olduğu hafta duruyor. Üç satır zaten kimseyi zorlamıyor. Herkesin kendi kaydını tutması da adil oluyor.

Sıkça Sorulan Sorular